Savoir déléguer, une ressource du leadership

Savoir déléguer : une compétence essentielle pour que chacun fasse son propre taf, à tous les étages. Parce que la toute première réalité du Manager est : faire faire ! D’emblée, ça veut dire : bien déléguer. Donc c’est à cogiter au plus tôt dans une prise de poste de Manager, à tous les niveaux. Pas d’inquiétude, vous ne risquez pas de pêcher par excès ! Sauf si vous roulez pour votre seule carrière, dans ce cas, vous êtes hors-jeu !

Sans ce savoir déléguer, manager devient vite un enfer

Le manque de délégation est souvent une maladie de contrôlant qui trouvera des bonnes excuses :

• C’est trop compliqué de déléguer
• Je suis mal secondé
• C’est pas grand’ chose, ça va plus vite si je le fais.

Il y a là des peurs irrationnelles inavouées et des croyances erronées :

• Perdre le contrôle, et le pouvoir de tout décider
• Être dépassé par un N-1
• Un Manager doit être l’expert de son Service
• L’Entreprise attend que le Manager soit un expert

Son enfer est du coup pavé d’une grosse surcharge de travail, de micro-management, d’un vol manifeste du travail d’autrui. L’enfer peut se finir par une explosion en vol !

Il y a aussi le plaisir de rester dans sa zone de confort précédente, un niveau plus bas, alors que nouveaux rôles et responsabilités sont à découvrir et endosser. Ce plaisir, au-delà de la prise de poste, peut parfois perdurer des années et plusieurs étages ! Je vous souhaite mieux ! Ça en vaut largement les efforts d’apprentissage.

Un exmple de micro-management qui démotive. Un responsable media a son big boss, N+2, qui lui a retouché une vidéo patiemment mise au point, avec un logiciel gratuit qui ajoute des effets plus ou moins cheap. Il s’est retrouvé contraint de mettre en ligne un résultat nettement dégradé et il est frustrée dans son implication. Que faire ? Une piste étroite est de lui faire une demande.

A l’opposé, un autre exemple, un Manager qui avait pour coutume de dire : ‘Débrouillez-vous ! J’veux pas l’savoir ! » Carton rouge.

Un enfer aussi pour l’équipe

Certains collaborateurs, démobilisés et dissuadés de prendre des initiatives, vont discrètement lever le pied, « apporter des singes » sur les épaules de leur Manager. Pour peu qu’ils ne sentent pas respectés, ils vont en abuser, juste revanche de son incompétence. Encore une fois, lui faire une demande est une meilleure solution.

D’autres collaborateurs vont se sentir dépossédés, manquer de liberté et d’intérêt, ressentir de l’ennui. Ils se retrouvent malgré eux en sous-charge ! Ça leur donne même le loisir de regarder ailleurs, et de sauter le pas. Ainsi, le Manager sera même passé à côté de leur potentiel.

Les bénéfices du savoir déléguer pour le Manager

En prenant sa juste place de Manager qui délègue correctement, le sentiment de confiance en soi et de légitimité augmente. Pas que. Ce Manager va aussi être identifié et reconnu comme un « bon Manager ».

En vous focalisant sur votre propre horizon, davantage moyen et long terme, vous allez apporter votre contribution idéale pour bien orienter votre Activité vers le succès, tout en en optimisant l’organisation (processus, moyens et ressources)

Vous allez aussi enrichir la qualité des relations dans votre équipe, chacun apportant sa voix sur les bons sujets, et étant attendu autant que reconnu pour sa complémentarité entre les différents niveaux hiérarchiques.

Un paradis (si si) pour les collaborateurs

Se sentir responsabilisé. Sentir la confiance de son N+1. Avoir une zone de liberté pour prendre des initiatives. Se sentir un peu stretché dans ses savoir-faire et ses activités. Tout cela contribue au succès de l’équipe, autant que la montée en compétence et le sentiment d’appartenance pour chacun.

Des buts convergents

Votre but est d’atteindre les objectifs de votre Activité, en vous focalisant le plus possible sur votre propre horizon de focus. Et en développant vos collaborateurs. Au plus tôt de votre prise de fonction, vous allez donc réfléchir à déléguer tout ce qui peut l’être. Vous allez aussi les aider à prioriser, à arbitrer, à simplifier et même zapper des tâches devenues caduques, à réorganiser les périmètres, pour mieux coller aux objectifs.

Comment mettre en place la délégation avec le bon angle d’approche ?

• Commencez par établir la liste de vos rôles et responsabilités propres, pas ceux de tout votre périmètre d’Activité
• Faites de même avec vos collaborateurs directs, avec leur active participation : ils préparent, vous revoyez ensemble, et in fine, vous décidez (bien nourri de ce qui est mentionné plus haut !)
• Vous allez mettre en place les délégations par oral et par écrit, pour être sûr d’avoir un bon niveau de compréhension mutuelle
• Précisez l’objet de la délégation, l’objectif à atteindre, le plus clairement possible (SMART : Spécifique, Mesurable, Actionnable, Réaliste, Temporisé). Cela inclut explicitement le niveau de qualité attendu, et les ressources qui vont avec la délégation.
• Vous allez vous accorder sur 2 types de remontées d’info : des points périodiques de routine, et les situations spécifiques exceptionnelles qui justifient des remontées d’alertes sans attendre.
• Un plan d’action est un bon support pour établir et progresser dans vos délégations, entre vous et chaque N-1.
• Vous refaites un tour de manège périodiquement pour ajuster les délégations des tâches et des projets.

De la méta-communication

Vous allez méta-communiquer avec chaque N-1 pour clarifier s’il a assez de tâches et projets délégués (ou trop, ou pas assez), son niveau de confort pour chacun d’eux, et ses zones d’inconfort pour y remédier ensemble. Vous lui demandez du feedback sur ce que vous lui déléguez et comment il s’en saisit. Tout cela avec le bon questionnement ouvert qui va avec.

Vous cherchez ainsi à vous ajuster mutuellement, entre vos styles, vos tempéraments, vos aspirations, et les impératifs de l’activité.

La posture du Manager pour déléguer

Loin de vous, l’idée de vous débarrasser des problèmes, ou des seules activités qui vous ennuient. En revanche, c’est sûr qu’il y a des tâches moins fun que d’autres. En répartissant équitablement le fun et les corvées, vous montrez l’exemple. Par-dessus tout, la délégation a pour but de contribuer chacun à son niveau et de faire grandir les collaborateurs et vous-même. Et quand vous connaissez mieux votre équipe, vous pouvez identifier des personnalités qui sont plus à l’aise dans certaines activités, voire qui les apprécient.

Donc, zéro mépris quand vous déléguez une activité. Si vous n’êtes pas sincère, ou équitable et juste, le boomerang fera juste un tour ! Ces dernières qualités sont donc aussi importantes à incarner.

Ne tombez pas non plus dans le piège de l’égo, en gardant des tâches que vous estimez plus « prestigieuses ». Si elles sont du niveau N-, déléguez !