Entretiens Individuels opérationnels

Le management des collaborateurs en entretiens individuels est un vrai sujet… de qualité ! Parfois expéditifs et trop centrés sur le seul business, voire pas si respectueux ? Regardons…

Entretiens individuels expéditifs ?

Une cliente, parmi d’autres, me dit qu’elle « n’arrive à attraper son patron que sur un coin de table pour signer des contrats entre 2 réunions. Il n’est jamais disponible. Il reporte même les points que je cale avec lui, y compris pour mon entretien annuel ! Il devrait se faire coacher ! » Dernière remarque pas isolée …

Des entretiens individuels réguliers ? Mais pour quoi faire ?

Commençons par le plus important. Vous êtes Manager d’une équipe plus ou moins homogène en tempéraments et en rôles. Ces entretiens individuels permettent donc déjà de développer une relation de qualité avec chaque N-1. Voire de l’améliorer, et surtout d’éviter sa dégradation. Ils sont donc une autre sainte routine à installer avec chaque collaborateur, dès votre prise de poste.

Ces entretiens individuels vont aussi permettre de cadencer des revues régulières d’avancement des projets ou des activités individuelles de chaque collaborateur. Avec des échanges approfondis sur des points techniques qui demandent de la réflexion à 2, le point de vue du collaborateur et celui de son Manager, avec du recul. Et ce n’est pas comme un échange en réunion d’équipe.

Ils vont également permettre d’ajuster la relation N/N-1 et les objectifs du N-1, en fonction des situations, sans jamais attendre le fameux entretien annuel, qui a une autre utilité. En effet, il est souvent bien trop tardif pour redresser les dérapages autant liés aux comportements qu’aux résultats. Les 2 sont bien sûr liés.

Ces entretiens réguliers vont aussi permettre de diminuer les urgences. Car ils permettent d’ajuster des éléments d’organisation par du curatif de fond au fil de l’eau, donc plutôt des changements de type 2.

Tout le déroulé qui suit vaut pour des entretiens en présentiel ou à distance.

1- Accueil positif en entretien individuel, toujours essentiel !

Ces entretiens individuels sont des réunions de travail entre humains ! Donc, vous allez commencer par accueillir positivement le collaborateur. Un mot sympa, une question sur les enfants, ou sur une activité pratiquée, donc totalement hors du champ professionnel. Cela est très important pour donner de la reconnaissance inconditionnelle.

Chacun apporte aussi sa boisson, une façon aussi de donner un peu de place à l’humain dans ce monde économique assez furieux.

L’entretien a lieu autour d’une table ronde, jamais en face à face, mais plutôt assis à 90° l’un de l’autre. Pour éviter les parties de ping-pong ! D’ailleurs, cela facilite le partage d’infos écrites ou à l’écran. Cela correspond aussi symboliquement au travail en binôme. En complémentarité de compétences, en s’épaulant et en se complétant pour la réussite de l’Activité.

2- Revue du plan d’action précédent

L’entretien individuel opérationnel démarre naturellement par la revue du plan d’action, établi lors de l’entretien précédent. Cela permet un suivi des points en cours.

C’est un moyen de reprendre facilement le fil de la discussion, autant qu’une occasion d’acter positivement toutes les avancées : « ok / super / bien… » Et d’éviter d’enterrer les sujets plus délicats, qui pourraient prendre de l’ampleur.

Le plan d’action est mis à jour et complété pendant l’entretien, pour garder la trace des décisions et des nouvelles actions.

3- Points à l’ordre du jour

Un ordre du jour a été établi et diffusé en amont, complété par chacun. Il est standard par défaut, et formalisé en commun par écrit.

Il a été accompagné de tous documents écrits possibles. Pour que chacun les lise à son rythme, et selon ses besoins de détail, en amont de l’entretien.

Cela concerne aussi les indicateurs de suivi des projets ou d’activités particulières. Donc ils sont aussi diffusés en amont et seront revus en réunion. Ici aussi, vous actez positivement et explicitement tout ce qui est positif, comme la progression des indicateurs.

4- Des points à rectifier ?

Il peut y avoir des loupés, des retards, des défaillances, des sujets qui n’avancent pas, … Cela est normal et humain, c’est le cours des choses, en particulier dans le trop-plein actuel.

Vous allez poser des questions ouvertes et sur un ton neutre, jamais courroucé, au risque fâcheux de « renforcer positivement du négatif » ! Ces questions ouvertes vous permettent de comprendre les problèmes. Puis de mobiliser votre N-1 pour avancer et les résoudre par des « Que proposes-tu… ? »

Attention à ne pas mordre à l’hameçon des mauvaises justifications ou des réponses fallacieuses. Ce sont des moments critiques pendant lesquels vous « écoutez réceptivement« , Zéro escalade et zéro contre-argument !

5- Prise de la température en entretien individuel

Après, ou avant, la revue des points « techniques » de l’ordre du jour, il y a le pendant humain, la « prise de température ». (Vous pouvez l’appeler autrement !)

Il s’agit de demander à votre collaborateur :

• Comment il se sent actuellement. Vous allez peut-être identifier des sujets de surcharge de travail à arbitrer ou à prioriser.
• Comment vos échanges lui conviennent ou bien, qu’aurait-il besoin d’autre, sur le fond ou sur la forme. A vous d’être ouvert pour comprendre et vous adapter à un besoin sincère et légitime.
• Y a-t-il des sujets récurrents qui le gène (ex. pb de ressources, d’organisation, de relations, de formation …) ? Ils requièrent sans doute un support particulier de votre part, une évolution de l’organisation ou de l’Organisation.

Cette séquence est vraiment utile pour résoudre des sujets avant qu’ils deviennent des problèmes.

Ici aussi, vous posez des questions ouvertes, autant que possible, pour engager une réponse de fond. Vous cherchez aussi à comprendre un autre point de vue. Puis vous cherchez à faire identifier des solutions par votre collaborateur.

6- Fin de l’entretien individuel opérationnel

Cet entretien individuel a logiquement permis de mettre tout à plat (indépendamment des sujets plus collectifs de la réunion d’équipe). L’entretien annuel individuel sera ainsi toujours plus efficace et sans surprise, et davantage centré sur le futur. Il reste à faire 2 choses :