Une demande à votre hiérarchie ? Ben voyons !

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Faire des demandes explicites et assertives à sa hiérarchie n’est pas simple pour nombre de personnes en Entreprise. D’ailleurs, cela n’a à voir ni avec le niveau hiérarchique du requérant, ni d’ailleurs avec celui du destinataire ! Il semble que ce soit davantage lié à la culture et à l’éducation. La soumission à l’autorité ?

Dans cet article, regardons les demandes hiérarchiques. Pour certains cela va être spontané : j’ai besoin, je demande ! Pour d’autres c’est plus compliqué ! Cf une enquête récente (mai 2020) : Un tiers des Français préfèrent démissionner plutôt que d’exprimer leurs préoccupations au travail !

Pas si simple. Des exemples ?

  • Comment expliquer les 2% de burnout annuels ?! Pour un coût estimé autour du milliard d’euro ! (source) Il y a là manifestement des demandes non faites ou non adressées.
  • Et avant d »en arriver là, la souffrance au travail, de nature psychologique, abondamment relatée depuis des années.
  • Ou bien les réunions où la majorité des participants s’ennuie : peut-on faire le lien qu’on ne s’y sent pas reconnu ni considéré par son hiérarchique ?
  • Le renoncement à faire des demandes à sa hiérarchie, et encore plus, à refaire une demande retoquée une première fois.
  • Les demandes qui n’en sont pas, car elles sont exprimées par des plaintes ou par un désengagement plus ou moins larvé.
  • Faire une demande de mise à niveau de votre rémunération, dès votre prise de fonction, parce que vous vous rendez compte que tout se sait tôt ou tard, et que votre crédibilité peut être affectée par une rému nettement inférieure à celle de vos collègues ou de N-1.

Quelles sont les peurs sous-jacentes ?

  • Il y a d’abord la culture du débrouille-toi, liée peut-être à l’héritage du scoutisme. Reprise par certains Managers peu manageant : « débrouillez-vous, j’veux pas l’savoir ! »
  • La peur d’être débouté
  • Puis la peur liée à la culture de l’honneur vs perdre la face. Il faut être fort, il faut savoir, il faut…
  • La peur du ridicule si son hiérarchique utilise l’ironie comme forme de manipulation
  • La peur de prendre sa place, même dès la prise de poste : puis-je faire une demande alors que je viens d’arriver ?
  • La crainte de ne pas trouver la forme : soit de s’exprimer avec colère ou maladresse, soit que ma demande susurrée ne soit pas entendue
  • La peur de déranger son hiérarchique qui a l’air visiblement surmené et peu disponible pour se poser et m’écouter.
  • La peur de refaire la même demande, même si le souci subsiste pourtant !
  • La crainte de sortir du rang, comme si on était à l’armée, héritage de l’obéissance absolue !

Pourquoi faire des demandes à sa hiérarchie est important ?

  • Vous avez besoin de moyens pour atteindre vos objectifs. Surtout quand les objectifs ne manquent pas d’être élevés, et malgré la tendance générale à faire plus avec moins. Mais la productivité ne tombe pas du ciel, elle suppose des moyens, matériels et immatériels. Se débrouiller avec des bouts de ficelles (allusion au scoutisme ?) a ses limites. A vous de les identifier à votre niveau, et d’œuvrer pour y remédier.
  • Vous devez également prendre votre place parmi vos collègues. Tout le monde n’est pas égal, et on constate souvent que ceux qui demandent obtiennent davantage.

Les 7 étapes de l’Entretien pour faire une demande à sa hiérarchie

Vous pourrez rapprocher ce mode opératoire de celui des 3 autres articles mentionnés tout en bas. Car les ressorts humains restent les mêmes, à quelques nuances hiérarchiques près…

1- Prise de contact respectueuse

Ici, en s’adressant à son hiérarchique, dans la perspective d’une demande, la posture basse va de soi : Il ne s’agit pas de « faire la carpette », mais juste de respecter la différence de statut. Donner cette « reconnaissance inconditionnelle » est incontournable pour que votre interlocuteur vous écoute. La culture de l’Entreprise et le besoin de statut de votre hiérarchique vous indique quel écart de posture donner entre vos 2 statuts.

De plus, cette prise de contact consiste toutefois à saluer votre hiérarchique avec un mot personnel, qui ne soit pas en rapport avec son rôle professionnel, mais simplement avec la personne en tant qu’humain.

Le mix des deux peut donc être : « Bonjour Boss, je suis content de vous voir / j’espère que vous avez passé un bon weekend / sympa votre cravate … » Quelque chose que vous pouvez observer de positif et reconnaître sincèrement. Si vous n’êtes pas trop serein, tenez-vous en au minimum : « Je vous remercie de me recevoir, je vous en sais gré », avec un regard respectueux et sincère.

Ici, vous donnez donc de la reconnaissance inconditionnelle.

2- Des faits réels et concrets voire quantitatifs, et une demande claire

A présent, une phrase de méta-communication va donner un peu de recul à l’échange : « j’ai besoin de vous faire une demande ». Marquez une courte pause avec un sourire respectueux, avec une écoute réceptive si besoin (point 3 ci-dessous). Puis, vous citez quelques faits objectifs et principaux qui motivent votre demande. Rappelez-vous, un hiérarchique apprécie la concision, pas le « poisson noyé ».

Vous continuez en énonçant votre demande claire à votre hiérarchique. Claire signifie explicite : « je vous demande de bien vouloir m’accorder »… ou « je souhaiterais vraiment que vous m’accordiez… » Donc, vous évitez toute autre formule alambiquée ou confuse (ex : j’aurai voulu, je voulais vous demander, ce serait bien que, il faudrait, …)

Dans cette phase, vous prenez clairement votre place de Manager que vous êtes vous-même (ou même de contributeur individuel, le cas échéant, cela ne changerait pas le processus). Ici, c’est à vous-même que vous donnez de la reconnaissance inconditionnelle dans votre rôle professionnel. Vous vous entendez le dire, et c’est bon pour vous. En même temps, votre Manager vous l’entend le dire et cela lui rappelle que vous êtes son collaborateur digne d’intérêt, et dans votre rôle. 

Vous pouvez aussi vous nourrir de formulation de type CNV pour faire une demande

3- Écoute réceptive, le cœur de l’entretien pour impliquer votre hiérarchique après cette demande !

L’écoute réceptive est l’étape qui suit directement les faits et la demande. Vous allez écouter tout ce que votre Manager va « répliquer » ou « objecter ». Vous pouvez vous attendre à des objections un peu molles, pour la forme, puisque c’est lui le chef. Ou au contraire à des objections virulentes voire exagérées : colère, menaces, déclarations inexactes, agressivité, intimidation, abus de pouvoir. Quoi que votre Manager dise, vous devez absolument l’entendre et l’écouter sans contre-objecter, sans escalader. Sinon, vous ratez complètement cette étape et tout le processus tombe à l’eau !

A chaque déclaration de sa part, vous allez dire calmement « J’entends… J’entends… J’entends… / Vous dites que [verbatim] / Je vous écoute / J’entends bien /

Plus votre Manager a besoin de reconnaissance, intrinsèquement, ou parce que votre demande est particulièrement assertive, et plus il va inconsciemment vous répondre  avec des déclarations « exotiques ». Le Manager peut augmenter la virulence de ses propos pour tester (inconsciemment) si vous le reconnaissez inconditionnellement dans son rôle hiérarchique, alors que vous lui faites une demande juste un peu assertive ! Si vous tenez cette posture d’écoute réceptive jusqu’au bout, sans aucune contre-objection ni escalade, votre Manager va vraiment s’entendre entendu, donc reconnu inconditionnellement dans son rôle et son statut ! Et la séquence aura duré maximum 5 minutes chrono, sans aucune casse !

Restez dans l’écoute réceptive jusqu’au bout :

Si vous ne tenez pas l’écoute réceptive et apportez des contre-objections même justifiées (« c’est inexact / la réalité que je vis est différente, je ne suis pas d’accord », ou pire, vous entrez dans l’escalade en re-contre-argumentant / vous ne résistez pas à vous imposer en faisant le rebelle ou le bouc émissaire, etc…), vous réduisez à néant vos espoirs d’obtenir un début de ralliement de votre Manager à votre demande. Au mieux, non reconnu et vexé sans le montrer, il jouera politique en reportant par exemple sa décision et se jurera de ne rien accepter, ou de vous faire payer votre outrecuidance. 

En bref, vous ne pouvez pas faire l’économie de reconnaître inconditionnellement une personne, a fortiori votre hiérarchique, si vous voulez obtenir sa mobilisation et son implication. Étape critique, donc ! 

4- Question impliquante à votre hiérarchique

A la suite d’une conclusion sincère à l’étape précédente « Bon, je vous ai entendu » (dixit le Manager), vous enchaînez par un tranquille : « Je vous remercie. Que pouvez-vous me dire ? » Sans avoir à rappeler la demande de l’étape 2, puisqu’elle n’a pas changé. Et vous n’avez rien à ajouter non plus, surtout pas.

Puis, vous ne dites rien d’autre. Vous écoutez et vous prenez note en accusant réception de ce que vous entendez. Vous pouvez ajuster, avec des questions ouvertes.

Ici encore, vous reconnaissez implicitement et inconditionnellement chacun dans son rôle professionnel, n’est-ce pas ?

Si votre hiérarchique botte en touche, très posément, refaites la demande : « ce sujet est important pour notre réussite. Je vous demande à nouveau de considérer ma requête. que pouvez-vous me dire ? »

Si votre demande tombe encore à l’eau, pas de panique ! Votre hiérarchique « fait de son mieux » ! Sinon, il ferait autrement. Je vous propose alors de lui réitérer un peu plus tard votre demande, en considérant ses méta-programmes de conviction.

5- Confirmation

Vous allez confirmer ce que votre Manager va proposer, sous forme de plan d’action s’il y a des actions spécifiques associées, de sa part comme de la vôtre, et vous calez ensemble une date de reconfirmation ou de revue, selon le cas. Super important bien sûr, pour cranter l’accord.

6- Marque de confiance

Vous terminez l’entretien en disant « Je vous remercie pour votre écoute / Je suis satisfait que nous ayons ce type d’échanges courtois et ouvert ». Ces mots sont une / ou 2 autres marques de reconnaissance conditionnelle / inconditionnelle, puisque vous les conditionnez / ou pas encore, à un résultat tangible.

7- Revue à date

Si vous avez un empêchement, anticipez pour recaler un nouveau rendez-vous de reconfirmation ou de revue. Arrangez-vous plutôt pour avoir calé un créneau qui vous ne risquez pas de décaler. Votre rigueur fait partie du processus d’implication, surtout avec votre Manager !

Lors de ce point de revue/reconfirmation, vous remerciez à nouveau votre Manager pour sa disponibilité. Et s’il reste une partie de la demande en suspens, vous le mobilisez de la même façon que ci-dessus. Si la reconfirmation aboutit à un échec de votre demande, posez des questions pour comprendre. Et décidez en vous-même de la suite à donner. 

Par expérience personnelle et par le biais de mes clients, ce processus marche à 99%, à condition que vous ayez mis 100% de votre responsabilité de votre côté ! Le 99% inclut même des cas apparemment impossibles, et le 1% est pour le cas atypique. Si vous êtes en dessous de 99%, c’est que vous n’auriez pas été dans votre 100%, ou que vous abusez de demandes. Êtes-vous trop exigeant ? Tirez-vous trop sur la corde ?

Quelques ingrédients personnels et relationnels complémentaires pour faire aboutir une demande hiérarchique

  • Vous devez bien sûr vous sentir légitime dans votre demande, bien ancré dans votre rôle de Manager, investi d’objectifs à atteindre, après avoir solidement étayé vos arguments.
  • Faire des demandes à votre hiérarchie est normal si vous les justifiez. Aller au burnout ne l’est pas.
  • J’ai parlé d’assertivité, d’autres articles explorent précisément ce sujet sur ce site. Si besoin, faites une recherche avec la loupe …
  • Vous devez considérer que votre Manager, dans cette situation, a un canal et un mode de conviction spécifiques. A vous de les identifier au mieux de vos observations et de votre sagacité. Cela peut amener un succès plus certain, en vous encourageant notamment à patienter pour revenir plus tard sur la demande, le cas échéant.
accord suite à une demande à votre hiérarchie
  • L’écoute réceptive est le point focal de l’entretien pour impliquer tout en faisant des demandes difficiles, car il vient toucher notre difficulté culturelle à donner de l’espace d’expression et de réflexion à son interlocuteur, condition de son sentiment d’être reconnu, pour avoir envie de s’impliquer. C’est évidemment encore plus critique avec un hiérarchique.
  • Donc, préparez-vous soigneusement pour cet exercice puissant et délicat, en considérant bien chaque étape comme un maillon essentiel. Vous serez agréablement surpris. Dès votre prise de fonction, vous pouvez être observé sur votre capacité à mener ce type d’entretien.

Cet article fait partie d’une série de 4, qui adopte une trame précise, et similaire. Elle est donc plus facile à mémoriser et adapter en fonction de la situation :

  1. Entretien de recadrage
  2. Impliquer avec une demande difficile
  3. Entretien de décision
  4. Demande à votre hiérarchie

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