Vos réunions d’équipe ? Décoiffez-les !

Vos réunions d’équipe vont devenir le rituel sérieux et fun de la vie d’équipe, pour une efficacité décuplée ! Grâce à quelques aménagements de rigueur.

La réunion d’équipe : tempête ou morne plaine ?

Voici un sujet bien chaud ! Qui a vécu les réunions d’équipe de terreur où le manager massacre au hasard une personne, à tour de rôle ?!

Mauvaise pioche ? En voici une autre :

Qui connait des « réunions de service Â» sans aucun livrable, où tout le monde s’ennuie, qui sont trop longues (2-3h), qui s’éternisent en digressions ou en jeu de ping-pong ? Sans oublier ceux qui consultent ou nettoient leurs emails, tapotent leurs messages, etc… ?!

Et pour taper dans le 1000 :

Qui n’a pas un agenda rempli de réunions qui s’enchaînent 24/24 (ou presque!) et 5jours/5 ? Et qui n’a plus de dispo pour prendre du recul, se recentrer sur l’essentiel et sur certains de ses rôles et responsabilités moyen terme, voire simplement disposer de temps pour prioriser et/ou arbitrer un peu sereinement ?

Commençons par un peu de méthodo :

Pilotage en 5 points :

Vos réunions d’équipe vont devenir EFFICACES ! Donc fun ! Dès votre prise de fonction ! Ou après si vous reprenez le manche !

L’objectif d’une réunion n’est pas tant de donner de l’information que de piloter et faire progresser l’activité opérationnelle.

Tout d’abord, adoptez 3 attitudes exemplaires : un ton toujours positif, le droit à l’erreur, et le respect de chacun (zéro ironie).

Le rodage des 5 points qui suivent peut prendre plusieurs semaines.

Je me souviens d’une première réunion hebdomadaire chez un grand client. Malgré la comm, elle a démarré en retard à cause des habitudes de chacun. Elle a duré 1h30, sans grande efficacité, et ça partait dans tous les sens malgré l’ordre du jour distribué en amont, pour que chacun se prépare… Et chacun parlait des autres !

Au bout de quelques semaines, on est passé sous les 3/4 d’heure, et au bout de 4 mois, à 20 minutes ! Tout cela avec un ordre impeccable, en commençant à l’heure, et chacun préparé pour sa prise de parole à bon escient. Plan d’action revu et complété. Et les indicateurs en progression constante. Wow !

1. L’ordre du jour d’une réunion d’équipe

Vous établissez et diffusez l’ordre du jour en amont de la réunion. Pas d’ordre du jour ? Pas de réunion !

C'est vrai aussi pour les réunions auxquelles vous êtes convié, c'est votre droit et votre devoir d'efficacité pour l'Entreprise qui vous rémunère de vous organiser sans vous faire ballader au gré de l'agenda des autres. Du coup, vous pouvez croiser l'ordre du jour d'une invitation avec vos propres rôles et responsabilités. Etes-vous le bon participant ? Ou pour 10 minutes seulement ? Ou bien devriez-vous déléguer ?

Vous accompagnez l’envoi de l’ordre du jour de documents d’information, ce qui permet à chacun de les lire à son rythme, et évite le monologue de la grand’messe où les ouailles baillent !

Le mail de l’ordre du jour mentionne les invariants suivants dont 2 sont critiques pour encourager les changements de comportement :

• Jour – Heure – Durée – Lieu – Participants

• Revue du plan d’action précédent

• Ordre du jour avec les sujets opérationnels récurrents ou particuliers, liés à la stratégie et à la progression des indicateurs-clés et des projets. L’ordre du jour est co-construit par chacun en fonction des sujets qu’il souhaite y ajouter. Vous invitez donc chacun à vous envoyer ses sujets et ses documents en amont. La réunion se termine par :

• Efficacité de la réunion (redoutablement efficace ! Voir plus loin)

2. Rythme et déroulement d’une réunion d’équipe

Si besoin, rappeler ou annoncer l’emplacement du « parking à téléphones Â» et autres portables, éteints, no exception ! Évidemment, le Manager montre le bon exemple. Il n’y a virtuellement aucune urgence qui impose qu’un appel ou un message extérieur interrompe une réunion de 1h. Le Dieu IT a inventé les messageries !

La réunion de Service est hebdomadaire par essence. Cela permet de donner un bon rythme de progression à tout le Service, et une routine de changement en phase avec le rythme souvent pressé de l’activité. 

Un client Manager avait même mis en place une réunion hebdomadaire 2 fois par semaine, tellement la situation était critique et urgente ! Tout le monde pédalait 2 fois plus vite. Bien sûr, on revient à 1 réunion par semaine dès que le rythme et le focus ont apporté les progrès souhaités. D’ailleurs, le sur-régime n’est pas tenable à moyen terme.

Dans la réunion, on traite un seul sujet à la fois et qui concerne réellement ou potentiellement tous les présents. Sinon, ce point ne doit pas être abordé dans cette réunion. Mais dans une réunion restreinte, entre les personnes seules concernées. Si un sujet devient périphérique à la réunion, on le renvoie en action entre les personnes concernées.

3. Le plan d’action, colonne vertébrale de la réunion d’équipe

La réunion commence par la revue du plan d’action précédent, le must pour que la réunion serve à cranter les avancées.

Vous allez passer en revue les seules actions échues et vous les cochez si elles sont réalisées. Sinon une nouvelle date est décidée (de préférence la semaine suivante).

Exit les comptes-rendus kilométriques, ou les listes de décisions impersonnelles !

• On a décidé de faire avancer un sujet ? iI y a une action avec une personne en charge (même s’il y a d’autres personnes concernées)
• On a pris une décision ? Une personne est en charge de mettre le manuel qualité à jour (Il recense tous les processus et règles à jour. C’est nettement plus commode que les recherches dans les chronos des compte-rendus-fleuves de réunions).

Le rédacteur du plan d’action est tournant, pour que chacun s’approprie son fonctionnement. L’animateur de la réunion s’assure que la formulation est synthétique et essentielle, colonne par colonne : sujet / action / responsable / date.

Les actions peuvent concerner des sujets grands ou petits, tout y passe ! Les grands sujets sont saucissonnés en jalons intermédiaires de façon que des actions séquentielles permettent d’en suivre la progression presque chaque semaine.

Les actions concernées sont de deux ordres : curatives, ou préventives. Elles peuvent être aussi de l’un ou l’autre niveau de changement : 1 ou 2.

4. Deux types de performance à mesurer

• Les autres sujets à l’ordre du jour incluent la revue des indicateurs de performance de l’activité. Et les informations pour les améliorer. Vous identifiez les actions à ajouter au plan d’action selon les besoins de progression et de résolution des causes d’écart entre le réel et l’objectif.

• L’efficacité de la réunion. C’est le dernier point à l’ordre du jour, où l’on passe collectivement en revue les points qui vont faire progresser le déroulement de cette réunion dès la 2^e semaine. En effet, la première semaine, cet indicateur risque de ne pas être très élevé. Pas de souci, on ne peut que progresser du coup ! L’indicateur d’efficacité de la réunion est tout simplement le pourcentage de oui à une quinzaine de points clés concernant le déroulement de la réunion :
  • L’ordre du jour a-t-il été distribué avant la réunion ?
  • La réunion a-t-telle commencé et fini à l’heure avec tous les participants ?
  • Le plan d’action précédent a-t-il été revu et mis à jour ?
  • Les longues digressions ont-elles été évitées ?
  • Etc…

5. Le rôle de l’animateur, vous, est bien sûr critique !

Voici, par expérience, les comportements critiques pour le Manager qui anime une réunion. Dès votre prise de poste, vous pouvez instaurer une culture de progrès puissante, et parfois nouvelle dans l’Entreprise.

• Adoptez un ton fun et sérieux, toujours.
• Mobilisez sur le futur : pas de médecine des morts. Peu importe à qui la faute, c’est du passé, le principal est de progresser et trouver une solution. D’où le simple : « Que proposes-tu ? »
• Encouragez à prendre des initiatives, et donnez le droit à l’erreur. Encore plus si l’erreur est le résultat d’une initiative. Du coup, ce n’est pas une erreur, c’est un feedback pour améliorer la prochaine initiative.
• Evitez le ping-pong entre vous et une personne, et interrompez les parties de ping-pong entre 2 participants. Les sujets qui ne concernent que 2 personnes sont renvoyés après la réunion, via une action sur le plan d’action.
• Donnez de la reconnaissance inconditionnelle à chacun, pour ce qu’ils sont, des personnes respectables.
• Donnez de la reconnaissance conditionnelle à chaque résultat qui va dans la bonne direction : des « bravos, bien, super, … » et des encouragements à continuer.

Et un triple zéro :

• Zéro reconnaissance sur les loupés. Cela est critique. Vous constatez un loupé sans éclat de voix, sur un ton neutre, et avec une expression neutre, pour éviter qu’inconsciemment le collaborateur reçoive une forme de reconnaissance qui l’encourage à se replanter. Observez notre culture ambiante, on pointe souvent la faute, et le succès est rarement reconnu. Cherchez l’erreur ! Votre rôle est de renverser cette situation. Toutefois, les sérieux loupés donnent l’occasion de faire un entretien de recadrage.
• Zéro mépris, zéro ironie, zéro sarcasme. Seule l’auto-dérision est autorisée pour mettre un peu de légèreté.
• Zéro « c’est moi l’chef Â». Je veux dire par là que votre rôle est d’encourager vos collaborateurs à proposer des solutions qui servent l’objectif. En amont, votre rôle de Chef est de bien définir l’objectif. Du coup, vous leur demandez ce qu’ils proposent. Votre rôle est de les mobiliser, pas de décider à leur place, afin qu’ils apportent leur propre contribution. Et s’il s’agit de transmettre votre savoir-faire, vous le transmettez vraiment, plutôt que de donner des ordres d’exécution. Enfin, quand vous devez trancher à votre niveau, vous prenez une décision dans les règles de l’art.