Un brainstorming pour innover ? Au-delà des bonnes pratiques !

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Le Brainstorming est autant un outil de créativité et d’innovation qu’un moyen puissant de créer de l’humanité au travail. C’est doublement magique et puissant !

Le brainstorming sert à :

  • Trouver des idées qui sortent des sentiers battus,
  • Résoudre des sujets emmêlés et complexes,
  • Remettre de la vitesse et de la simplicité dans des flux compliqués,
  • Améliorer des agencements et de l’ergonomie,
  • Trouver des idées de produits, des idées de service, des noms nouveaux,
  • Augmenter les résultats tous azimuts de l’Entreprise

ET AUSSI :

  • Mobiliser une équipe multi-fonctionnelle même quand les intérêts peuvent un peu diverger,
  • Générer des rencontres et des échanges informels
  • Prendre conscience de la diversité des personnalités
  • Augmenter l’ouverture et la tolérance
  • Augmenter la cohésion de l’équipe !

Tout ça ?! Oui, tout cela avec un coût faible, du consensus et en produisant des gains de temps et biens d’autres. Et sans prendre de grand risque, puisque tout est bien pesé collectivement !

Le brainstorming est donc un exercice de management important : il implique le Manager et des collaborateurs. Il a donc toute sa place en prise de poste, soit pour continuer à innover ; soit pour lancer de nouveaux chantiers même sans ancienneté soi-même, puisqu’il est particulièrement participatif.

Un brainstorming, comment et pourquoi ?

Le brainstorming est un sujet critique pour innover « sérieusement ». Loin du système D, ou des solutions qui viennent du haut ou de consultants sachants. C’est un processus rigoureux bottom-up (qui part du terrain, au bon niveau naturellement).

C’est également un processus qui est divergeant puis convergeant : les deux phases, créativité et rationalisation, sont nécessaires pour éviter les biais classiques des créatifs purs ou des solutions rationnelles pures.

Le nombre élevé de recherches « brainstorming » sur internet montre bien l’importance de structurer l’innovation. Elle va de pair avec la nécessité de renouveler l’actuel, quand il paraît difficile de sortir de nos sentiers battus. Nous avons besoin de changer de paradigmes, d’opérer des changements de niveau 2. Comme nos cerveaux reptiliens s’y opposent naturellement, la technique du brainstorming fait appel au cortex, la zone plus « moderne » du cerveau, celle qui innove, à condition d’endormir le cerveau reptilien !

On est ici clairement dans les sciences molles. La créativité augmente avec le plaisir et diminue brusquement avec le stress. En situation d’urgence, on pare au plus pressé, le cerveau reptilien impose ses habitudes de survie. L’approche du brainstorming se fait donc de façon programmée et calme, si l’on veut résoudre un problème de façon innovante. De plus, comme c’est une technique collective et d’impulsion du changement, cela crée de la cohésion dans l’Entreprise et de la responsabilisation sur la durée.

Deux exemples de brainstorming

Dans une vie précédente, J’avais conduit un brainstorming qui devait être « fun pour tous », créant un groupe terrain + premier niveau de managers ad hoc, convaincu que 8 personnes suffisaient largement pour trouver et sélectionner une idée de nom original, répondant à quelques critères. Cela avait aussi pour but de valoriser les collaborateurs terrain qui étaient, par ailleurs, soumis à rude pression par leur Direction. Hélas, le Directeur, non convié, s’est invité, mettant juste un peu plus de pression, et ajoutant son grain de sel égotique mal placé. pfff. Le DG fut consterné, mais le mal était fait. D’où l’importance des règles ci-dessous.

Dans une autre entreprise, où le malaise des équipes terrain était bien perceptible dans une atmosphère plombée, j’ai mené, en consultant externe, un atelier en 4 phases : un brainstorming des sujets qui allaient bien (pour démarrer de façon positive), un 2e brainstorming sur les problèmes, et un 3e, qui comprenaient les 2 phases, divergente puis convergente, sur les solutions à apporter. Les participants, bien choisis, étaient motivés et actifs. Le plan d’action a été construit et suivi par le DRH sur la base du compte-rendu de l’atelier. Il y avait naturellement quelques quick wins inédits (solutions rapides et peu coûteuses) qui ont été mises en place et ont rapidement généré du mieux-être et des encouragements à dérouler l’ensemble du plan d’action.

On voit bien l’importance critique du Management et de son enjeu central dans les entreprises créatives et les autres !

Éclairages soft skills

Puisqu’un Brainstorming est un exercice délicat, on est à l’opposé de la fixation d’objectifs, et des injonctions « il faut être créatif ». La qualité de la mise en œuvre d’un atelier de brainstorming va donc directement impacter la qualité de son résultat.

Prenons donc les choses dans le bon ordre.

Personnes concernées

Le choix des participants est important. On ne cherchera pas à faire nombre, mais plutôt à représenter fidèlement les populations en jeu. Donc, dans le choix des personnes invitées, il y aura des représentants d’acteurs choisis pour leur représentativité et bien sûr aussi pour leur ouverture d’esprit. Et pas que des experts, et surtout pas que des décideurs !

Ces représentants seront multi-niveaux (2 à 3 maximum), et multi-métiers pour avoir un mélange de points de vue bien utile pour déboucher sur des solutions satisfaisantes collectivement.

Invitation à un brainstorming

L’invitation (et non la « convocation ») commencera par un mot particulièrement positif, indiquera le but de la réunion (sans donner la cible exacte), rappellera déjà les règles principales et le caractère volontaire pour y participer. Elle se terminera par un mot de confiance a priori (piquouze de reconnaissance inconditionnelle).

Lancement du Brainstorming

la réunion commencera par un mot de bienvenue et de mise à l’aise des participants. Cela est particulièrement important dans notre monde opérationnel, où nous avons appris à fonctionner vite et bien, souvent à l’arrache, en faisant appel à nos méninges bien structurées, donc peu créatives de changement de paradigme. Ici, on commence plutôt par luxe, calme et volupté, pour ouvrir les chakras de la créativité du cortex. Pour débrancher le cerveau reptilien qui redoute le moindre changement*.

Règles de fonctionnement

Préciser qu’il va y avoir 2 phases bien différentes et donc bien séparées, avec des règles bien différentes. Les règles de la première phase sont si atypiques qu’il convient de les énoncer lentement et scrupuleusement, de les inscrire sur un paperboard, de s’assurer que chaque participant les intègre bien, et de les laisser en évidence pendant toute la première phase.

Première phase : divergente

On commence par énoncer les 4 règles de la phase de créativité (=divergente) :

  • On écrit tout et on dit tout ce qui nous passe par la tête, Ce qui est dit ou écrit devient le bien commun.
  • Pas d’auto-censure ! On délire au maximum ! C’est plus que permis, c’est recommandé et encouragé !
  • Zéro critique également sur ce que les autres disent, et même, on rebondit sur les idées des autres !
  • On garde la question bien en vue, et on reboucle avec les règles ci-dessus !

Énoncer ensuite la question qui est l’objet du brainstorming, sous forme de question ouverte : Quelle sont toutes les idées qui … pourraient peut-être permettre de … ? Ou bien : Comment (résoudre, améliorer, …) … ?

Laisser cette question bien en vue pour que chacun puisse la relire pendant toute cette phase.

Distribuer ensuite 10-15 post-its à chaque participant pour qu’ils y notent leurs idées, une par post-it. Cela est particulièrement utile pour que les introvertis s’expriment, sinon ils ont tendance à laisser parler les extravertis.

Donner alors du temps (10 à 15 minutes) pour que chacun note les idées qui lui passent par la tête. Vous observerez que chacun regarde périodiquement la question et les règles pour s’en imprégner à nouveau. Quand vous voyez que chacun a vraiment fini de noter ses idées et lève le nez de ses post-its, vous pouvez passer à l’étape de mise en commun.

Mise en commun

Cas particulier : tous les participants se connaissent-ils bien ? Et êtes-vous sûr que chaque introverti se sent à l’aise de prendre la parole ? Vous pouvez alors directement réaliser cette étape divergente au paperboard, en notant scrupuleusement toutes les idées émises.

Sinon, demandez à chacun de venir coller ses post-its sur une surface d’au moins 2 paperboards, ou sur le mur. Chacun peut venir autour des paperboards pour y voir bien clair et participer.

Relisez encore la question posée. Demandez de rebondir sur les idées émises, pour en trouver d’autres. Encouragez chacun : « d’autres idées ? Bien, ok, je note, quelle autre idée ? Continuez, ok, quoi d’autre ? Quoi encore ? … » Notez sur de nouveaux post-its pour garder la cohérence et le niveau similaire de présentation des idées.

Ça risque de fuser. Donc demander à chacun de garder ses idées, ou de les noter sur des post-its, et de prendre la parole quand l’idée précédente est dûment notée.

Les prises de paroles sont terminées, en général, au bout de 10 à 15 min pour toute cette phase divergente. Demandez encore s’il y a des idées gardées dans un coin de la tête.

Demandez ensuite aux participants de rapprocher assez vaguement les idées proches, sans rien supprimer !! En gardant tout !! C’est important pour le sentiment d’inclusion !

Deuxième phase : convergente

Annoncez à présent la 2e phase de sélection avec les règles suivantes :

  • Chacun dispose de 10 points à répartir sur les idées qui leur semblent les plus « prometteuses ».
  • Il vaut mieux que chacun concentre quelques paquets de points sur 3 à 5 idées qui leur semblent idéales plutôt que de saupoudrer leurs 10 points sur 10 idées différentes.
  • Vous faites confiance explicitement que chacun va jouer le jeu et bien décompter ses 10 points en notant des chiffres ou en traçant des bâtons sur les idées qu’il préfère. Normalement, à ce stade, chacun joue le jeu. De toute façon, il est très probable que les idées clés apparaissent nettement au-dessus des autres. Vous devriez voir apparaître un joli Pareto, naturellement !
  • Précisez les 3 critères suivants, (que vous pouvez aussi afficher et laisser visible) pour que chacun les pèse et attribue ses points aux meilleures idées :

— Qualité : ce qui va vraiment être satisfaisant en termes de résultat, d’innovation, d’utilité, d’efficacité, etc.

— Gain net : c’est le gain imaginé en terme d’économie, d’impact, etc., moins le coût imaginable en dépense ou en investissement

— Rapidité : c’est le temps de mise en œuvre rapide, et/ou le temps gagné s’il s’agit d’un processus.

Clôturer un brainstorming ? Un plan d’action !

La fin d’un atelier de brainstorming est critique : cranter les résultats en passant à l’action. Vous allez dûment construire un plan d’action avec les « lauréats » de la phase convergente, le score le plus élevé en premier, pour que chacun voit clairement les actions les plus importantes à mener en priorité. Il est très probable que l’histogramme des scores s’écrase assez visiblement au bout de 5 à 10 actions. Vous décidez où vous mettez la barre.

Ce plan d’action devrait logiquement être validé par l’ensemble des participants au brainstorming. Il est diffusé à tous, et même aux collègues des participants qui vont être partie prenante des mises en œuvre. Vous invitez les participants du Brainstorming à colporter la bonne parole parmi leurs collègues, de façon humble (puisqu’eux avaient été sélectionné aux dépens des autres) et mobilisante pour que la cohésion d’équipe continue à se développer.

Pour assurer le suivi, vous prévoyez la revue du plan d’action dans une réunion opérationnelle récurrente, pour qu’il soit mis à jour jusqu’à son aboutissement.

Vous finissez l’atelier en remerciant chaleureusement les participants pour leur travail (reconnaissance conditionnelle) et en les encourageant pour la mise en œuvre du plan d’action (« Je vous fais confiance » – reconnaissance inconditionnelle). Ces 2 approches vous permettent de mobiliser positivement vos équipes pour les prochains brainstormings qui seront encore plus innovants.

L’ensemble du processus va durer environ 1h30. Pour renaître et innover ? Pour remobiliser avec fun et proactivité ? Gain net élevé !

Autres méthodes pour des situations plus complexes

Le brainstorming est réellement une technique aboutie pour innover sur plein de sujets dans l’Entreprise. Pour des sujets plus complexes, vous pouvez faire appel à un consultant externe. Par exemple, pour mettre en œuvre une approche « Analyse de la Valeur« , technique apparemment cartésienne chère à notre culture française, mais issue de la philosophie japonaise du zen ! J’ai expérimenté cette technique une fois. Elle est assez bluffante pour repartir des besoins essentiels, et pour construire une solution innovante avec un objectif de coût fixé à l’avance.

Et puis, il y a aussi toutes les techniques de Kaizen, Lean, 6 sigmas, Agile, sont d’autres techniques structurées plus ou moins lourdes et longues. Elles ont l’avantage d’aborder les processus ou les produits/services avec des méthodologies très complémentaires aux métiers purs, et permettent donc de sortir du cadre métier et des habitudes si chères à notre cerveau reptilien.

Avant de tout changer, et sombrer dans les tempêtes de brainstorming et les autres approches plus compliquées

Avant de casser la baraque de ce qui marche plutôt bien… Si votre Entreprise n’est pas dans un environnement en constant changement, il y a fort à parier (c’est le consultant en organisation d’une vie antérieure qui parle) que vos processus interne comme vos produits/services pourraient profiter d’un lifting efficace par le biais de l’amélioration continue, un vrai sujet d’organisation et de pilotage interne pour progresser en équipe et produire de la rentabilité. Nous sommes ici dans le changement de niveau 1. Vous pouvez y jeter plus qu’un œil curieux, sérieux !

Vous êtes en prise de fonction. Voici donc 2 approches différentes et complémentaires, pour créer du lien et du succès.

Un labyrinthe pour illustrer un sujet complexe à revoir dans un brainstorming
  • Qu’avez-vous déjà identifié comme sujet à dépoussiérer ?

  • Quel processus ou produit/service à rénover significativement ?

  • Quelle approche privilégier ?

  • Quel sera le sujet suivant ?

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