Team building au quotidien ? Son méga-levier : l’amélioration continue

L’amélioration continue est un magnifique moyen de faire progresser une activité et l’esprit d’équipe – le team building. Pour un coût proche de zéro et pour des gains bien visibles en termes de qualité-coût-délais, autant qu’en termes de motivation, cohésion, ambiance et présentéisme. Le compte de résultat est juste au bout du chemin !

Des situations figées ou qui dérapent grave ?

Manque de team building dans une Activité opérationnelle ou dans les projets

En prise de poste, est-ce que vous découvrez une équipe bien soudée, où les collègues s’entraident ? Les collègues ont-ils du plaisir (ou du ronron) à déjeuner ensemble, voire prendre un verre after-work ? Ou bien chacun fait son taf dans son coin, avec des bonnes raisons, ou des bonnes excuses ? Est-ce qu’ils grandissent à peu près au même rythme, même s’ils ont des anciennetés différentes.

Un Service, quel qu’il soit, finit souvent par s’installer dans une forme de routine. Les plannings, les réunions obligatoires pas toujours efficaces, les horaires de travail, les tâches récurrentes tels que les reportings, deviennent une forme de ronron, pas bon !

Certes, les projets sont souvent plus motivants, du fait de construire une œuvre unique dans un délai souvent relativement court. Toutefois, combien de projets dérapent sur les budgets, les délais, et les livrables, sans parler des bugs de production et de la lente ou incomplète adhésion des utilisateurs ?

Quand on a enfin à peu près réussi à mettre en route l’activité ou le projet, on s’aperçoit souvent qu’il y a un aspect particulier qui plafonne : les délais ? La qualité ? La productivité ? Ou bien l’atteinte des objectifs ? Pointer du doigt ne suffit pas, ni les incantations en réunion.

Des conséquences larvées ou désastreuses pour la motivation

Ces ambiances qui font un peu de sur-place génèrent de la routine mal vécue pour certains, de l’assoupissement pour d’autres et de la lassitude. Elles découragent les Manageurs eux-mêmes, quand ils ne savent pas trop quoi faire. Elles découragent aussi les plus punchy dans les équipes. La démotivation devient perceptible, mais c’est difficile de mesurer la baisse de productivité. Certains optent plus ou moins consciemment pour l’absentéisme, ou du télé-travail où seul leur ordi est on-line. L’herbe devient plus verte ailleurs pour d’autres, et le turnover devient ze indicateur qui décolle !

Les avantages de mettre en place un système d’amélioration continue – Soft skills

Le Team building passe par l’individu

Chacun reçoit des actions d’amélioration continue, avec des solutions à proposer, au-delà de son activité de « production ». Cela augmente peu à peu son niveau de responsabilisation, que ce « chacun » soit Manager ou contributeur individuel. Chacun s’intéresse du coup graduellement à se prendre davantage en charge, en s’observant travailler et en devenant son propre ergonome, et son propre consultant en organisation. L’autonomisation accélère aussi le rythme du changement, par moins d’aller-retours en vertical. Cela va bien avec le rythme de l’environnement de l’entreprise.

Team building au quotidien

L’amélioration continue est pilotée dans des réunions d’équipe. Cela encourage le croisement de solutions, et le partage des pratiques et des progrès, que les activités au sein de l’équipe soient similaires ou différentes. Cela génère du team building, de la cohésion grâce à des échanges stimulés par du constructif.

Délégation

Quand vos collaborateurs se prennent davantage en main, soit individuellement soit collectivement, vous pouvez leur déléguer davantage sur leur technicité, puis les enrichir de certaines de vos activités à moindre valeur ajoutée à votre niveau. Cela va les développer pendant que vous vous centrez davantage sur les activités à votre niveau de responsabilité. Avec confiance et enthousiasme général !

Développement des collaborateurs

Les collaborateurs, mobilisés par ce double aspect dans leur travail, « produire » et progresser dans leur organisation, vont se prendre au jeu avec un plaisir croissant. Ils vont apprendre doublement, et vont probablement même solliciter des formations pour continuer à grandir ou à élargir leur champ d’action.

Développement de l’innovation et de la créativité

L’amélioration continue stimule naturellement la recherche de solutions pour faire mieux incrémentalement, par petites ou plus grandes marches. Souvent, cela se fait par des aménagements, des astuces, et peu d’investissement, surtout si le foisonnement d’idée en réunion révèle un choix similaire à moindre coût. La stimulation de la créativité devient évidente et l’innovation devient un sujet récurrent !

Comment aborder et mettre en place l’amélioration continue ?

L’amélioration continue est un levier important de l’amélioration des résultats, donc du compte de résultats ! Elle permet de fluidifier nombre de ralentissements, tout en améliorant la qualité, les coûts et la productivité.

Au sujet de la productivité, il est important de préciser que le premier objet de l’amélioration continue est de rendre le travail plus agréable, plus facile, et qu’il ne s’agit pas de courir ou travailler plus vite ! Mais mieux ! Ni de réduire les effectifs en priorité. Quand les collaborateurs perçoivent plus de facilité dans leur activité, ils peuvent allouer davantage de temps pour améliorer encore des indicateurs qui pourraient progresser.

Donc, l’amélioration du compte de résultats est une raison majeure et suffisante pour introduire l’amélioration continue de façon explicite dans votre périmètre, à tous les niveaux. Y compris à dans vos propres activités, en vous posant une fois par semaine pour y réfléchir -seul ou à plusieurs- et vous faire votre propre plan d’action.

Kaizen, le maître-mot du team building et de l’amélioration continue

L’amélioration continue a été conçue et formalisée au Japon dans les industries notamment automobiles et s’est ensuite répandue ailleurs.

Kai signifie « changer ». Zen signifie « en mieux », en bon français, améliorer. L’institut Kaizen (parmi bien d’autres Cabinets) accompagne les Entreprises avec une bonne méthodologie qui repose sur quelques préceptes clés :

• Tout est perfectible, quel qu’en soit le niveau : bas ou haut !
• La remise en question est permanente (ce qui va bien avec un environnement en constant changement)
• L’amélioration continue se fait en équipe, en lien direct avec le team building !
• On progresse pas à pas, et sans aucune limite finale préconçue
• On rechercher les causes premières (root cause) en se demandant « Pourquoi ? » 5 fois de suite.
• On favorise les solutions à faibles coûts-investissement.
• On installe les solutions au plus tôt.

Changement de type 1 ou de type 2 ?

Changement de type 1

Les changements de type 1 sont « plus de la même chose », donc un peu mieux, un plus vite, un moins cher, un peu plus qualitatif, etc… sans changer fondamentalement les processus ou les organisations. C’est de l’amélioration continue. Souvent, cela suffit amplement à faire des gains considérables, si tout marche au ralenti, dans l’à-peu-près, et sans mesurer vraiment ce qu’on fait, sans système de pilotage, sans émulation pour progresser, juste le train-train, qui aura toujours tendance à ralentir si on n’ajoute pas de charbon…

C’est en mesurant la qualité, les volumes, la productivité et la qualité avec des indicateurs ad hoc qu’on peut se rendre compte si on est moyen ou bas. Dans mon expérience, je n’ai jamais vu de situations sans mesure et dont les premières mesures d’indicateurs se sont révélées excellentes ! Rappelons-nous simplement comment les notes scolaires nous ont stimulé à apprendre et nous perfectionner. En général, la nature humaine est non pas « paresseuse » mais « homéostasique » ! C’est à dire, économe de son énergie. Donc, avec un peu de stimulation, voir après quelques semaines, les indicateurs décollent avec l’amélioration continue, dans des changements de type 1.

Pourquoi s’intéresser aux changements de type 1 ?

Parce que cela correspond à la nature humaine, de changer peu, de réparer, d’entretenir. il suffit de regarder comment la nature et notre corps fonctionnent. En fait c’est très économique. C’est le système consumériste qui nous fait croire qu’il faut jeter en permanence et acheter du neuf. Si on regarde l’état de la planète, c’est depuis qu’on jette et change (type 2) à outrance que la dégradation s’est accélérée.

Idem en Entreprise, entretenir et améliorer peut se faire à investissement proche de zéro. C’est bon pour les résultats de l’Entreprise.

C’est aussi excellent pour le Team building et la stimulation intellectuelle des individus.

Changement de type 2

Le changement de type 2 correspond en fait à un reegineering (reconception) d’un processus ou d’un équipement, en partant des nouveaux besoins des clients. On utilise alors l’Analyse de la Valeur et d’autres méthodes de reegineering. Notons au passage que là, on engage forcément des investissements importants, alors qu’avec l’amélioration continue, c’est peanuts !

Les changements de type 2, C’est donc utile quand on a vraiment, vraiment épuisé les changements de type 1, par l’amélioration continue, qu’on arrive au bout d’un système, ou quand les indicateurs plafonnent au top et ne progressent plus que marginalement.

Je ne parle pas des fournisseurs qui imposent des changements de systèmes informatiques ou de matériel, ou de médicaments…, pour pousser leurs ventes. Ils arrêtent la maintenance des systèmes en place, s’arrangent pour rendre irréparables l’existant ou prétextent la rupture de stock des pièces détachées, etc… Ils font du marketing et imposent leur changement de type 2, évidemment plus coûteux pour le client et désastreux pour la planète !

La dynamique concrète du team building par l’amélioration continue

Pour faire du team building avec l’amélioration continue, vous conduisez le changement par un système tout simple, dès votre prise de fonction :

• Une réunion pour de l’émulation, avec leurs multi-acteurs pour que des regards différents apportent de la créativité. C’est vraiment le basique du team building au quotidien !
• Des indicateurs clés de performance bien conçus pour mesurer les différents aspects d’une activité
• Quelques analyses des causes d’écarts, avec un Pareto (histogramme décroissant) pour prioriser 2-3 actions clés.
• Un plan d’action pour caler et suivre l’avancement des améliorations.

Enfin, si vous avez aussi besoin de trouver des idées d’amélioration continue, ou si, bientôt, vos indicateurs plafonneront à force d’amélioration continue, vous pouvez lancer des brainstormings, c’est délicat et puissant !