S’intégrer pour réussir son entrée !

S’intégrer pendant une prise de poste, sur le fond comme sur la forme, est essentiel pour enclencher la réussite !

S’intégrer ? As-tu le look, dès le premier jour ?!

Commençons par votre bonne mine et le code vestimentaire. C’est la première image que vos montrerez de vous qui va imprimer la mémoire de tous ceux qui vous voient pour la première fois. Et un renforcement qui doit être cohérent pour ceux qui vous ont déjà vu.

Le meilleur, si vous êtes au meilleur de vous-même, incarné, visiblement heureux d’être là, dans une tenue qui vous sied, un poil personnelle, et bien sûr en phase avec votre nouvel environnement, pour être reconnu comme un des leurs !

Votre bonne mine

La veille, pas d’alcool pour vous lever le teint également frais, et le visage ferme. Une coupe de cheveux rafraîchie aussi pour les hommes, et rien d’exagéré pour les 2 genres. Une apparence discrète et respectueuse de vous et de vos accueillants fera bien l’affaire.

Le matin, vous aurez fait des exercices de zygomatiques : regardez-vous dans un miroir en vous souriant à fond, le rire franc et large, tenu plusieurs secondes, carrément au top du fun. 5 répétitions. Avec en tête : une nouvelle vie commence, certes qui aura ses vicissitudes, normal, et aussi tous ses challenges qui vont vous apprendre plein de nouvelles choses et vous faire progresser, vous sortir de votre zone de confort, et développer votre adaptabilité. Formidable ! Repos, vous êtes bien, vous allez être bien.

Votre code vestimentaire

Vous aurez porté attention à toutes les personnes que vous aurez aperçues pendant les entretiens de recrutement, en particulier, celles qui vont être vos N et N+1. Quel est le style de leur tenue ? Logiquement, c’est un peu la cible.

Toutefois, pensez à faire un mix subtil entre leur allure, celle de vos alter ego, et votre style propre. Pas question de vous fondre complètement si vous vous sentez un peu différent. Vous devez au contraire entrer en scène avec votre personnalité, mais sans créer l’effarement ! Celle que vous avez déjà dû montrer avec naturel et confiance, pas trop lisse, pendant la phase de recrutement. Celle qui a séduit : incarnée, originale, respectueuse, et encore singulière toutefois. Celle dans laquelle vous vous sentez vous-même, au mieux de vous-même. Car, si vous vous fondez, vous vous « internalisez Â» d’entrée. Comment pourriez-vous alors être un agent de changement au moins modéré, voire attendu ?

Cet habit, il fait votre moine ! Ce n’est donc pas une composition, c’est vous, au fond. A vous d’aller chercher cette cohérence, entre votre motivation d’être et ce que vous en montrez.

Le bon timing, d’entrée

Prévoyez d’arriver à l’avance, pour parer à tout aléa de transport.

Vous aurez le loisir de vous poser en attendant, de faire des exercices de relaxation : respirer lentement, profondément, tranquillement, en pensant à une situation agréable. 5, 10, 15 répétitions, autant que nécessaire. Jusqu’à ce que vous vous sentiez vraiment à l’aise, vous-même, pas prêt à sous- ou sur-jouer. Juste avenant et aimable. Tranquille pour vous mettre au bon niveau d’écoute et de réceptivité.

Les premiers entretiens pour s’intégrer

Que vous arriviez dans une nouvelle Entreprise, dans un nouveau Service, ou que vous soyez promu Manager de vos pairs, vous allez faire l’effort de (re)partir d’une feuille (presque) blanche.

Vous allez caler des rendez-vous de (re)prise de connaissance avec vos nouveaux pairs, collaborateurs, responsables hiérarchiques, autres (clients/fournisseurs, internes/externes). Faites une liste exhaustive (pour inclure tout le monde) car tous peuvent devenir des alliés. Priorisez-la en fonction de la bienséance et de la proximité, et en mettant des dates cibles pour que cela ait un sens par rapport à votre période d’intégration.

En posture d’écoute

Ces entretiens de prise de contact sont cruciaux pour créer des bonnes alliances. Prévoyez 1 à 2 heures, de façon à être prêt à offrir du temps qualitatif à qui en a besoin. Mettez-vous en posture de questionnement et d’écoute. Faites sincèrement connaissance avec la personne, de son rôle, de son environnement, de ses soucis (pros ou persos), de ses envies et motivations, de ses aversions le cas échéant, des soucis opérationnels. Si vous vous mettez bien en posture d’écoute, vous allez recueillir, et noter bien sûr, des quantités d’informations intéressantes pour votre propre réussite au sein d’un collectif. Vous n’avez donc aucune raison d’y mettre un esprit « intéressé ».

Répondez aussi simplement aux questions qu’on vous pose, sur un ton aimable et léger, franchement, rien à cacher. Vous avez aussi le droit de ne pas savoir, ou de reporter une réponse à plus tard.

… Pour mieux réagir

Après chaque entretien, prévoyez un moment pour vous poser, pour ressentir ce qui s’est passé de positif ou pas. Relisez vos notes et soulignez les top 3 à 5 points critiques. Remettez-vous aussi à la place de votre interlocuteur. Qu’a-t-il probablement perçu, retenu, apprécié ou pas pendant cet entretien ?

Dans ces entretiens, l’objet n’est pas de donner des réponses, encore moins de promettre. Mais plutôt de vous engager à apporter votre contribution pour faire évoluer, changer, rénover, réformer, transformer du mieux possible. D’où des « je note, j’entends, je vais réfléchir, … Â». Et puis des répétitions des dires de votre interlocuteur : « j’entends que vous me dites que …(verbatim) Â» Et encore, des reformulations à faire valider « est-ce que je comprends bien que … ?) L’important est de recueillir des faits, même connotés, le plus factuellement possible. Votre posture exemplaire commence ici.

Rapport d’étonnement

Les notes que vous aurez prises pendant vos entretiens, pendant votre période d’intégration, vont donner lieu à un rapport d’étonnement. Il sera formel si on vous le demande, ou informel, pour vous-même. Il vous donne une vision d’ensemble sur les points d’attention pour la suite.

Ce rapport d’étonnement doit être assorti d’un plan d’action à court et moyen terme comportant une liste : sujet/action/qui/date.

Se poser chaque jour pour bien s’intégrer

Une nouvelle habitude à prendre, si vous ne l’avez pas eue dans le passé : vous poser chaque jour, pour revoir, repenser, réfléchir, laisser émerger vos ressentis, vos idées.

Ce « temps mort Â» (ah bon ?!) devrait vraiment faire partie de votre « sainte routine Â» de Manager, à défaut de quoi, vous courez au désastre dans ce monde speedé. (Pour sainte, cf la 4e définition)

Au contraire, ce temps de recul vous permet de mesurer continument votre niveau d’intégration. Par la suite, cette sainte routine sera tout autant nécessaire pour mesurer des évolutions ou pas : l’état du Service et de l’Entreprise, vos ressentis en regard de cet afflux de nouvelles informations. Comment allez-vous vous composez avec tout cela ? Comment ce recul journalier vous permet-il de prioriser ou de reprioriser ? D’apprécier la charge en regard des ressources, les aberrations éventuelles du système ? Comment allez-vous garder votre santé mentale, sentir quand vous avez besoin de vous ressourcer pour garder la santé et mener à bien votre fonction. Comment allez-vous éventuellement proposer et demander des arbitrages à votre hiérarchie, ou demander des ressources (temps, moyens, informations complémentaires…) ?

Des points de contact réguliers en un-à-un

En dehors des quantités d’interactions que vous allez avoir au jour le jour avec votre entourage professionnel, que ce soit de visu, le mieux, par téléphone, ou par mails (pour le meilleur et pour le pire), vous allez caler une autre sainte routine : des points réguliers avec nos N, vos N+1 et vos N-1, déjà en individuel. Je parle de points réguliers tant pour le business que pour la relation.

En individuel, vous allez profiter de ces temps pour sentir, voire questionner, la qualité de la relation, de l’engagement, des soucis à ce niveau, ou au contraire, apprécier la fluidité dans la relation. C’est crucial que vous soyez moteur sur l’aspect relationnel, car votre interlocuteur peut le négliger, vous pas. Vous sentez bien que c’est critique pour bien avancer ensemble.

Ces points de contacts en un à un, sont le point de départ de l’adhésion des individus à votre présence et à un projet d’Entreprise.

Du collectif ensuite, à la bonne fréquence

Au-delà des points en un-à-un, vous allez caler des réunions d’équipe ad hoc, en fonction de périmètres et timings cohérents.

SI vous êtes manager de proximité (donc de premier niveau), votre horizon est l’heure, le jour, la semaine, principalement. Vous allez donc réfléchir sur des temps de réunions collectifs en accord avec votre activité. 5 minutes debout le matin ? 10 minutes debout le soir ? 30 minutes par semaine ?

Si vous êtes Manager de Managers (donc Manager de niveau 2), vous allez vous assurer que vos collaborateurs ont en place leurs propres « saintes routines Â» de réunions individuelles et d’équipes. Étant vous-même sur des timings semaine/mois, vous allez mettre en en place des points individuels chaque semaine. Et des points collectifs hebdos (sur les sujets plutôt court terme) et mensuels (sujets plutôt moyen terme).

Si vous êtes Manager de B.U. (Manager de niveau 3), votre horizon est moyen et long terme, plutôt mois/année/3 ans… Vous allez vous assurer que les saintes routines sont en place dans vos services. Pour pouvoir installer les vôtres : des points individuels à 2-4 semaines et des points d’équipes au mois/trimestres/année. A ajuster en fonction de votre Activité.

Toutes ces réunions sont supposées êtres des réunions efficaces…

Pour les réunions auxquelles vous êtes convié, vous pouvez en décliner certaines, ou convenir avec l’organisateur d’un créneau d’apparition si la réunion dure plus d’une heure. Ou encore partir au bout d’une heure, en prévenant aimablement dès le début de la réunion. Évaluez bien à quelles réunions vous devez « participer Â», en fonction de vos objectifs. S’il s’agit de réunions d’information descendante, un compte-rendu peut suffire, avec un temps de lecture réduit à quelques minutes ! Si les réunions avec votre N+1 sont vraiment barbantes, parlez lui en ouvertement (article à venir).

Organiser votre agenda dès votre intégration

Quasiment tous les managers se plaignent d’agendas surchargés, avec trop de réunions, trop longues, pas efficaces. Et n’ont plus de temps pour faire leur taf. Bon, le covid a changé la donne avec le télétravail. Quoique j’ai encore des échos de managers sans même 1h disponible avant 3-4 semaines.

Donc, vous allez vous caler des temps persos (si votre agenda est partagé). Si vous êtes au bureau, vous pouvez aussi donner et tenir le message : « porte ouverte, entrez ; porte fermée, do not disturb ! Â» Vous pouvez aussi sortir du bâtiment pour aller marcher 15 minutes. L’oxygène et le changement d’air sont propices aux prises de recul et aux bonnes décisions. Tâchez de garder ce cap, de façon un peu plus ferme à mesure que vous vous intégrez. Surtout si la culture reflète des pratiques peu dynamiques.

La coupe déborde déjà pendant votre intégration ?

Si votre charge de travail augmente jusqu’à devenir rapidement « ingérable Â» sans allonger exagérément vos journées (soirées ou weekends), stop ! Posez-vous à la première vaguelette qui déborde, puis à chaque suivante.

Où est le problème : surcharge de projets ? Flux d’urgences infini ? Perfectionnisme ? Dire non ? Manque de priorisation ? Descente de vos activités vers le terrain ? Micro-management incompatible avec votre niveau de responsabilité ? Récurrence des mêmes problèmes, jamais résolus, qu’ils soient techniques, humains, ou relationnels ? Manque de ressources par rapport aux besoins ? (Cherchez par mots clés sur ce site, je traite ces sujets…)

En prise de poste, il est temps de réagir tôt. Si vous n’envoyez pas de signal clair, votre entourage pensera que tout va bien ! ou que vous avalez facilement des couleuvres. Vous serez bien plus en peine d’alerter quand les habitudes seront installées pour les autres comme pour vous-même. Le burn out commence par un déni personnel, et fait des dégâts sournois avant même d’être révélé. Pas de ça pour vous, ni pour votre employeur !

Vos premières décisions, des leviers pour vous intégrer

Ah ! Là, en prise de fonction, tout le monde vous attend, ou peut-être que vous avez tendance à amplifier cette attente supposée !

Combien de temps avez-vous avant de prendre vos premières décisions ? Ça dépend ! Cela dépend du style de l’Entreprise, et du niveau des décisions.

Si les décisions concernent l’opérationnel, la décision peut souvent être prise à un niveau plus terrain que le vôtre, quitte à arbitrer entre plusieurs solutions si nécessaire.

Si le sujet est à votre niveau, vous allez naturellement prendre l’avis de plusieurs personnes, suffisamment pour sentir que vous maîtrisez les tenants du sujet. Vous pouvez demander des temps de réflexion, vous intérioriser pour sentir en vous ce qui fait sens, ou demander encore conseil à votre hiérarchie. Car il vous manque peut-être des éléments de contexte plus général.

Si c’est votre hiérarchie qui vous demande de prendre une décision, c’est le même processus. Et si vous hésitez encore après réflexion, vous pouvez revenir vers elle avec des propositions de solutions entre lesquelles elle peut arbitrer plus facilement.