Prioriser, en tant que Manager, est un must pour économiser toutes les énergies : la vôtre, celle de vos collaborateurs, et même celle de vos collègues.
Remettons un peu d’ordre dans nos cervelles qui sont des machines à se disperser de l’essentiel et à jongler jusqu’à l’épuisement ! Combien d’heures perdues sur des tâches secondaires, plus ou moins volontairement ?
Prioriser avec la citation qui tue !
Un de mes anciens patrons British dans le Conseil avait dit avec malice :
« With a Pareto, you could rule the world! »
Il avait diablement raison, car cela relève sur bon sens et tout autant du respect de l’humain, avec du bonheur et du confort pour tous. En recentrant les actions avec un Pareto, on peut atteindre des sommets en toute humanité !
La loi de Pareto pour prioriser
Le principe de Pareto est aussi appelée loi des 20/80 :
Il vaut mieux concentrer 20% de son temps sur ce qui « produit » 80% des résultats, que le contraire.
En gros, cette loi des 20/80 s’applique pour tout ce qui nous entoure : de la nature aux activités humaines. En langage courant :
- Il y a quelques grands fleuves sur Terre. La Terre est majoritairement couverte d’océans, et les terres sont majoritairement peu montagneuses.
- La plupart du trafic maritime ou des données informatiques circule entre quelques grands pôles.
- La majorité des humains habite en ville. Les plus grandes villes sont relativement peu nombreuses.
- Les humains mangent souvent une nourriture peu variée, et pratiquent en général quelques activités préférées.
- La richesse mondiale est concentrée en quelques mains et quelques entreprises accaparent la majorité de la valeur en bourse.
- Des poignées d’entreprises dominent leur secteur.
- La majorité des ventes d’une entreprise se concentre sur quelques produits ou services
- Et les dysfonctionnements d’un service ou d’une Entreprise se résument à une poignée de sujets principaux
Côté humain
Et pour nous autres humains en mode pro :
- Nos talents et nos motivations se concentrent sur quelques activités-phares.
- Nos faiblesses se concentrent aussi sur quelques sujets, heureusement !
Il peut y avoir des petites variations de pourcentage, 15/85 ou 25/75 par exemple. Mais on va toujours pouvoir classer les choses du plus au moins important et trouver quelques catégories prioritaires, suivies de tout le reste qui l’est moins. D’où l’idée de les identifier pour « être bon » en y passant peu de temps. Plutôt que de se perdre sur ce qui est accessoire.
Même les comptables qui ont un travail de précision peuvent concentrer leur énergie sur les valeurs importantes et regrouper les broutilles dans le compte « broutilles ». Et pour ceux qui voient la faille et l’erreur du premier coup d’oeil, ils peuvent évaluer la taille de l’erreur pour la relativiser si besoin.
Pourquoi la priorisation est importante ?
Parce que nous trainons souvent des « boulets de drivers« , ce qui ajoute de la difficulté à ce que nous imposent déjà les objectifs élevés et les délais serrés.
Nos donneurs d’ordre peuvent eux-mêmes être affectés de boulets pour nous charger à l’excès. Nous pouvons en rajouter avec les nôtres, et nos collaborateurs peuvent aussi en rajouter à leur tour ! L’épuisement et le burnout ne sont pas loin !
En même temps, certains sont experts de la priorisation et de l’expéditif, et regardent les galériens crouler sous la charge. Ce contraste doit vous donner des indications pour revoir peut-être vos représentations et votre niveau d’excès dans un sens ou dans l’autre. Un peu plus d’équité grâce au Pareto …
Drivers et priorisation
Passage en revue des 5 drivers de tempérament, en lien avec la priorisation :
- Les sois parfait risquent de tout prendre ce qui arrive, puis d’en faire de la sur-qualité, en se perdant dans les détails, et en perdant la vue d’ensemble.
- Les fais plaisir risquent aussi de tour prendre et d’être trop à l’affut d’un service qu’ils pourraient rendre, au lieu de gérer les refus et se centrer sur leur rôles et responsabilités.
- Les sois fort vont aussi tout prendre sans broncher, sans se rendre compte qu’ils pourraient poser des limites ou demander de l’aide et des ressources.
- Les dépêche-toi risquent de procrastiner et d’être finalement pressés de tout faire au dernier moment sans, du coup, prendre le temps de prioriser l’essentiel.
- Les fais un effort vont être à l’affut des nouveautés, sans approfondir, ni bien finaliser ce qui est important.
La priorisation par un histogramme décroissant
L’histogramme décroissant est une autre façon de montrer un Pareto et l’intérêt de bien prioriser.
Sur cet exemple, les barres bleues représentent par exemple les coûts des dysfonctionnements d’un processus. Le cumul (courbe verte) des top 3 dysfonctionnements (3 grandes barres bleues) représente 70% de l’ensemble des dysfonctionnements. En priorisant les efforts pour résoudre seulement 3 dysfonctionnements sur les 10 recensés, on impacte 70% des coûts.
Les critères pour prioriser
Pour prioriser, il faut des bons critères. Eh bien, priorisons aussi les critères ! Gardons les top 3 classiques qui peuvent se décliner dans la plupart des situations.
Qualité
La qualité va inclure une bonne définition de la juste qualité attendue par les utilisateurs, selon leurs critères. Donc ni sur-qualité pour se faire plaisir, ni sous-qualité en occultant notamment des critères humains ou environnementaux.
Délai
Ce qui peut être rapidement réalisé devrait être priorisé. Notons que la notion de temps inclut aussi des coûts en moyens et ressources humaines, et également en complexité, donc en fiabilité.
Coût ou quantité (argg, ça semble faire 4)
Pour le coût, et même le coût net, on s’intéresse au coût complet, avec toutes les externalités (terme d’économiste qui inclut ce qu’on ne comptabilise pas en général : les effets secondaires, les dégâts collatéraux, les pollutions, les coûts induits en amont et en aval, …)
Des coûts, on retranche la somme des gains obtenus. Cela permet de se focaliser sur les cas où les coûts sont vraiment plus importants que les gains. Comme on l’a vu, les coûts et les gains sont souvent corrélés aux délais, donc cette approche est vertueuse.
On remplacera parfois la notion de coût par le critère quantité : le volume, les occurrences. En effet, comme les délais sont corrélés aux coûts, la quantité peut avoir des effets non pris en compte par les coûts. Par exemple, le nombre de réclamations peut être bien plus utile à mesurer que le coût complet. Car cela fait intervenir un facteur humain (les réclamations, qui peuvent déclencher un buzz important sur les réseaux).
Les ordres de grandeur pour prioriser
Les ordres de grandeur sont aussi un bon moyen de relativiser. Si on fait attention aux échelles, il vaut mieux porter son attention sur « 2 fois plus » que sur +80%.
Et puis, 2 chiffres significatifs sont souvent déjà suffisants pour caractériser des valeurs : 48,89 et 64,41, c’est en gros 49 et 64. Idem pour 4889 et 6441.
Prioriser et décider en équipe
Prioriser en équipe est un bon moyen pour mobiliser une équipe sur une activité ou un projet, quand il y a foisonnement d’idées ou débat sur les moyens.
En tant que Manager, vous allez préciser l’objectif et clarifier les définitions des critères. Puis vous allez donner 10 ou 20 points à chacun en précisant que chacun répartisse des paquets de points sur quelques options préférées. Plutôt que de saupoudrer les points entre les différentes options.
La magie de la priorisation va révéler un consensus assez net. L’équipe aura un cap commun, décidé collectivement.
Les emails, le méga-challenge de priorisation
Les emails arrivent en chrono, donc tous au même niveau, sans aucune priorisation. C’est tout de suite un challenge que d’être face à 50 ou 200 emails entrants. Si vous parcourez les menus de l’appli email, vous allez créer des boites emails et des règles de classement des emails en fonction des sujets et des origines, si vous êtes en copie ou en direct, …
Vos règles de travail personnel vont aussi vous sauver la vie. 2 accès à vos boites prioritaires par jour (hors weekend) semblent raisonnables pour que vous preniez du recul pour prioriser.
Vous allez aussi vous demander à quels mails vous ne répondez pas pour les effacer directement. Ou les archiver, voire automatiquement. Ou bien, comment répondre à un email pour clôturer le sujet sans effet ping-pong ? Ou y répondre de façon plus construite plus tard ? Ou bien encore vous intervenez en vous désabonnant. Ou en demandant à un expéditeur de ne vous mettre en copie que dans certains cas particuliers.
Remettre de la priorité dans les projets
Profitez de votre prise de fonction pour observer et évaluer ce qui vous semble dans le 20/80 pour vous et votre équipe. Puis apportez votre sang neuf. Vous pouvez aussi aider votre hiérarchie à prioriser, en négociant les vrais besoins, des délais ou des ressources.
Aidez aussi vos collaborateurs en arbitrant si c’est votre rôle. Ou en les faisant arbitrer si c’est à leur niveau, par une question ouverte.
En considérant le top 3 à 5 projets prioritaires, les suivants peuvent être reportés, annulés, ou même arrêtés.
Selon le principe des coûts perdus (sunk cost en anglais), il vaut mieux arrêter un projet qui devient inutile. Même si on a déjà investi dessus (même copieusement !), et réallouer les ressources sur d’autres sujets désormais plus utiles.
Donc, limiter aussi le nombres des projets (ou de sous-projets) à un instant donné oblige à définir les bonnes priorités.
L’organisation du discours oral et écrit
La priorisation du discours est aussi un moyen de bien gagner en efficacité et en humanité.
Vous allez commencer par la conclusion, le synopsis, ou le résumé du sujet. Cela peut suffire à votre interlocuteur ou participer à son teasing (éveiller sa curiosité). Puis vous allez, soit lui poser une question ouverte pour susciter la suite, soit entrer dans les détails s’il le demande, ou les proposer en annexe. S’il n’y a pas de questions, quel temps gagné pour tous !
Le top 3 et vous
Si vous être en prise de poste, je vous invite à vous poser très fréquemment, pour bien garder la tête hors de l’eau.
Quelles sont les top 3 axes à prioriser pour vous, pour vous développer, aujourd’hui ou cette semaine ?
Pouvez-vous les expérimenter tous les 3 d’ici 3 jours, puis persévérer pendant 3 semaines, ou prenant à chaque succès le temps de vous auto-congratuler sur vos progrès à prioriser ?
Quelles sont 2 ou 3 personnes qui peuvent profiter de cette réflexion et dont les progrès vont servir votre Activité autant que les faire grandir ? Comme votre rôle est de les faire grandir, vous pouvez caler un point de revue avec eux…
Vous pourrez toujours vous-même revenir sur cet article quand vous aurez grimpé les 3 premières marches de vos priorisations, dans 1 mois.