Des emails célestes pour embarquer !

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L’email est la seule option ? … Adoptez alors un style d’email super efficace et respectueux, en profitant de votre prise de poste comme Manager. Puisque les regards vont se tourner sur vous lors de cette prise de poste, montrez l’exemple en embarquant vos destinataires grâce à des emails doublement mobilisant…

Des flots d’emails à donner la nausée ?

Les centaines d’emails journaliers mal fichus sont une calamité pour tous, sans parler des sports absurdes qui vont avec : ping-pong, scuds, parapluies, roman-fleuve ou copies-arrosoirs.

Changez la donne ! L’Entreprise pourrait redevenir un lieu d’échanges plus agréable pour chacun. Je vous invite donc à montrer l’exemple et à le revendiquer aimablement.

De la considération avant tout !

La plupart des gens aiment bien qu’on les traite avec respect, quel que soit leur niveau dans l’Entreprise. Pourtant quelques terroristes suffisent parfois…  Soyons clairs : qui aime recevoir des scuds ? Nous aimons être encouragés dans l’effort, et encore bien plus quand l’Entreprise est sous pression.

Donc, votre rôle va être de distribuer de la reconnaissance a priori, avant que votre destinataire ait même pris connaissance du contenu de votre mail. Il y sera sensible, soit consciemment, soit inconsciemment. Le résultat est qu’il va trouver cette goutte de plaisir pour avoir envie de vous lire. Et peut-être même pour avoir envie de vous répondre plaisamment, constructivement et prestement…. Laissant sur la touche les autres mails décrits plus haut et plus bas …

Comme vous êtes déjà en train d’expérimenter du nouveau dans votre prise de fonction, pas d’hésitation, continuez !

Commencez par vous poser 30 secondes chrono avant chaque interaction à venir, vous les avez ?

Les 4 niveaux d’interaction pour mobiliser au mieux, et rester dans la vraie vie !

Pour chaque interaction, demandez-vous dans l’ordre :

  1. Est-il préférable de se rencontrer en face-à-face ?

Ici, vous aurez un contact humain, ouaouh ! Et surtout, vous aurez du langage corporel (regard, mimiques, gestes) riche en informations. Préférez-le à tout autre.

Si vous êtes mal à l’aise a priori, imaginez que c’est peut-être réciproque, et c’est humain. Les contacts peuvent être intimidants. Prenez une grande respiration. Expirez, et recommencez si besoin.

Allez à la rencontre, sincèrement, et suivez le format de contenu décrit plus bas.

  1. A défaut, une visio ? A deux, on reste dans un bon niveau d’échange.
  1. A défaut, puis-je appeler la personne ?

Dans ce 3e niveau d’interaction, déjà dégradé, il reste au moins le ton de la voix, les silences, et les onomatopées. Et vous avez encore une interaction pour vous ajuster à votre interlocuteur pour mieux vous comprendre.

  1. En dernier lieu, il reste l’écrit, niveau d’interaction de communication vraiment dégradé, par rapport aux 2 premiers. Parce que vous n’aurez ni le langage non-verbal, ni le langage « para-verbal » (2e cas), ni d’interaction !

…Même si les écrits restent, et même si vous pouvez affiner vos écrits, peut-être mieux qu’à l’oral.

Pensez juste à ces tonnes d’informations « administratives » et le temps passé à les écrire, qui n’ont pas de valeur proprement ajoutée, c’est à dire, qui ne sont pas de la production livrable à un client, mais juste des échanges internes qui n’avancent pas comme ils pourraient.

Pensez aussi à une réunion dûment préparée avec un topo structuré, suivi de questions-réponses.

Du coup, au bout de vos 30 secondes de réflexion, peut-être sentez-vous un mode de réponse plus interactif qu’un email ?

La forme d’un email attractif

Revenons à la forme que vous allez donner à un email. Cette forme sera sensiblement la même que pour une interaction des niveaux supérieurs.

Si vous êtes « cœur », vous allez naturellement commencer votre email en vous adressant à une personne. Si vous êtes « pique », vous allez naturellement commencer votre email par du contenu, Puis… Vous reviendrez avant la 1e ligne pour ajouter une formule de préséance en nommant bien la personne :

  1. « Bonjour Justin / Monsieur / Monsieur Bonhomme / Madame / Madame Bonnedame »
  1. Une 2e formule de préséance ad hoc sera bienvenue, un mot « personnel » pour que votre interlocuteur se sente vraiment reconnu pour lui, et non pas comme un pion ! Par exemple :

« Comment vas-tu ? – J’espère que tu vas bien – As-tu passé un bon w-e ? – Comment avance ton projet X ? etc… A vous de trouver une formule courte qui convient. Évidemment, vous évitez les tartines pour que vous allez à l’essentiel rapidement

  1. Le corps de l’email est décrit ci-après.
  1. Une formule de considération à nouveau, eh oui ! 

« Je compte sur toi – Je te fais confiance – Quel est ton avis ? – J’attends ton retour – Peux-tu m’appeler si besoin ? A te lire, etc… A vous de trouver une formule courte qui convient pour mobiliser le destinataire par une touche de reconnaissance.

  1. Bien cordialement,
  2. Votre prénom (+ nom)

C’est important de finir par votre nom, pour que le destinataire sente aussi que c’est une personne qui s’adresse à lui, et non un autre pion d’Entreprise, ou un chef, petit ou grand, qui ne prend pas le temps de signer.

Vous avez donc 12-13 mots à écrire pour donner de la considération à votre interlocuteur, c’est manageable, non ?!

Si le corps de votre email est court, vous devez tout autant mettre un peu de chair autour ! La minute pour ajouter 12-13 mots est nécessaire pour respecter et mobiliser votre interlocuteur.

Ceci est valable pour un email d’un premier échange. Pour les échanges suivants, vous pouvez réduire les éléments, mais gardez-en un ou 2 :

 « Je te remercie d’avance,

Justin »

Le corps d’un email attractif

  • Droit au but ! Commencez par la demande, avec le SVP/STP qui va bien, ou le point essentiel. Puis continuez par les tops 3 informations ou arguments clés.
    • Exemple : « s’il te plaît, peux-tu m’envoyer ta présentation XY avant mardi 12h ? En effet, j’aurai besoin de refaire un AR avec toi avant mon Codir de jeudi matin.
    • L’objet de l’email sera ici : « Besoin de ta présentation XY pour mardi midi »
  • De l’air ! Sautez des lignes entre chaque retour de ligne et faites des paragraphes courts. Cela laisse respirer le lecteur. Cela lui permet aussi de sauter plus facilement entre les différents paragraphes. Et surtout, cela vous indique visuellement quand votre email devient trop long.
  • Pas de bla-bla ! Des phrases courtes : sujet-verbe-complément. Laissez les rallonges à la cave.
  • Utilisez les listes à puces ou à numéros. Cela permet aussi de raccourcir les phrases.
  • Si vous voulez ajouter des infos supplémentaires, mettez-les en annexe, en bas d’email, après votre signature en y faisant référence dans le corps (« voir ci-dessous ») ou en pièces attachées (« cf. PJ ») Vous rendez ainsi votre lecteur plus autonome dans la quantité de détail dont il a besoin pour comprendre. De plus, vous le rendez proactif, plutôt que de le gaver.

Devenez leader d’un changement de style d’email

A présent, si vous réalisez que vous pourriez avoir une réputation d’emaileur expéditif et que jamais personne ne vous en a fait la remarque, ne le prenez pas pour un compliment implicite. Au contraire, soyez sûr que bon nombre de vos interlocuteurs sont exaspérés.

Un changement soudain de style dans les emails les remplira d’aise, même si certains râleurs penseront peut-être : « Ah, enfin ! » Si quelqu’un vous fait une remarque d’étonnement, vous pouvez répondre par un sourire entendu, voire ajouter « oui, j’ai décidé de changer de style », ou toute autre formule qui vous convient. Préparez-vous y.

Vous avez le droit de changer ! Assumez de changer de style. Vous en serez le premier bénéficiaire. Et l’Entreprise en deviendra d’autant plus un lieu agréable ! Ouf !

Ou bien, si vous arrivez dans une nouvelle Entreprise aux emails ‘pourris’, votre style détonnera, dans le bon sens ! Tenez bon, et méta-communiquez avec vos alliés pour qu’ils vous emboitent le pas.

Ambiance TTU

Par ailleurs, si toute l’entreprise fonctionne en mode panique avec des emails TTU (très très urgent), vous pouvez vous demander ce que vous y faites. Si c’est moins grave, à vous de montrer l’exemple, y compris en organisant une communication explicite dans votre zone d’influence. Puis tenez bon. En prise de poste, vous êtes un agent de changement jusqu’à ce que vous y renoncez.

Matrice urgence et importance

Si vous êtes à l’origine des TTU, il est temps de vous poser, car vous n’allez pas embarquer grand monde longtemps. De plus, votre rôle de Manager est davantage dans le moyen terme que dans le court terme.

Pour développer la zone ++ de la matrice ci-contre, en haut à droite, un Manager ne peut pas faire l’économie d’investir du temps pour repenser l’organisation, y compris la sienne, c’est son rôle. Également de déléguer, faire confiance à ses N-. Si vous dépassez 50% de votre temps sur du court terme, ça déraille, posez-vous ! …

Cette matrice peut vous aider à remettre du bon sens dans vos activités.

des emails efficaces

Et vous, Comment répartissez-vous votre communication entre écrit et oral ?

Comment pouvez-vous décrire vos emails, motivants ?

Et votre communication quali et quanti, mobilisante ?

Quelles pistes prioritaires de progrès allez-vous expérimenter dès aujourd’hui ?

… s’il y a urgence ?! hé hé !

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