Convivialité à distance en prise de poste ?! Ça se manage !

La convivialité est un élément clé pour mobiliser chaque membre de votre équipe ! Qui aurait envie de s’impliquer au-delà du minimum pour un visage à distance sur un écran, à moins de ressentir de l’envie ? Pour être super clair d’emblée : convivialité rime forcément avec sincérité, pour de vrai !

Développer des relations conviviales en télétravail

Le brusque développement du télétravail général en 2020 a précipité les changements d’habitudes. Aujourd’hui, la plupart des gens ont intégré de nouvelles habitudes. Certaines fonctionnent bien, d’autres moins. D’où la nécessité d’installer de la convivialité à distance dès le premier contact, puis régulièrement : pour formaliser de l’informel ! Autant que pour piloter les acteurs de l’activité.

Vous êtes en charge d’une équipe muti-site, voire multi-pays. Ou encore, vous êtes en relation avec des interlocuteurs essentiels à distance. Si vous n’allez pas rencontrer tous vos collaborateurs ensemble de sitôt, si vous êtes en prise de poste, vous allez caler au plus tôt des télé-cafés informels en un à un.

Equipe d’abord, ou individuel d’abord ?

Dans la vraie vie, le café-croissants pour démarrer une prise de poste avec l’équipe est bien agréable en première prise de contact. Suivi des entretiens en un à un.

A distance, commencer par une visio collective me semble sans aucun intérêt, et même risqué. Car la majorité de l’équipe va être passive et en attente, alors que vous souhaitez plutôt les mobiliser, n’est-ce pas ? De plus, vous ne pouvez pas entrer dans le vif du business sans passer d’abord par la case « humanité » ! Ce qui se fait nécessairement en un à un, ou en face à face.

Donc, sans café-croissant en direct, vous allez entrer en contact individuellement avant de prévoir une visio collective. Vous allez ainsi créer du lien individuel, avant de rassembler l’équipe entière à distance. Avec un ordre du jour nourri de points et projets concrets.

Et pour rassembler l’équipe à distance, mieux vaut prévoir du rythme et de la structure, sinon c’est chacun sur ses emails, et en fond les cliquetis de ceux qui ne coupent pas le son. Ou alors un silence abyssal. Oscour !

Convivialité pour la première prise de contact

Vous pouvez adresser un mail à toute l’équipe, avec un calendrier plein de créneaux, bien davantage que de personnes, séparés d’1h30 à 2h pour prévoir large et confortable pour vous, où chacun va se caler. Chacun va donc recevoir le même message initial, avec un mot agréable collectif.

Vous pouvez proposer de rencontrer chacun en mode « casual » avec chacun son mug. Là aussi, le télé-travail a fait heureusement tomber quelques masques de formalisme qui entravaient la convivialité.

Début de conversation conviviale en visio en 1 à 1

Après une phrase d’intro conviviale : « …très heureux de prendre un temps… », vous allez méta-communiquer : « Le but de cette prise de contact est de prendre connaissance l’un de l’autre … même si cela aurait été plus agréable autour d’un café… Nous en aurons prochainement, j’espère, l’occasion… »

Puis encore en méta-communiquant : « Comment aimeriez-vous procéder ? Voulez-vous vous présenter en premier et me parler de votre parcours ? Ou bien souhaitez-vous que je me présente d’abord ?

Si votre collaborateur souhaite que vous débutiez, pas de souci. On peut comprendre sa réserve à se dévoiler d’emblée, ce que vous respectez. Vous allez donc vous dévoiler en premier, et donner l’exemple. Cela va montrer un format et mettre à l’aise votre interlocuteur, qui a le temps de se mettre en condition en prenant exemple.

Votre parcours en version courte

Vous allez présenter votre parcours de façon concise, car vous voulez plutôt donner de la place à votre collaborateur, donc lui donner de la reconnaissance. Le but n’est évidemment pas de vous mettre en avant, sinon vous allez vous faire coller une étiquette de ‘moi, je’. Le but est plutôt de vous qualifier un peu subtilement et de vous montrer naturellement légitime pour ce poste : en présentant succinctement votre parcours, vous allez en particulier développer un peu 1 ou 2 STARs qui sont particulièrement en rapport avec votre nouveau poste :

• secteur similaire (en glissant sur les marques, si vous venez de chez un concurrent frontal), ou
• métier technique (parce que ça rassure! Mais vous n’êtes pas attendu pour cela), ou
• métier de Manager (c’est ça le plus important !!), ou
• contexte similaire (pour ce que vous en avez appris de transposable grâce à vos entretiens)

Attention, restez concis si vous racontez une STAR de Manager, 30-45 secondes chrono ! Et valorisez les équipiers avant vous !

Focus sur votre interlocuteur, même en parlant de vous !

Puis, après 5 minutes maximum de présentation initiale, vous redonnez de la place à votre interlocuteur par :

• Quelles questions aimeriez-vous me poser ?
• De quoi êtes-vous curieux me concernant ?
• Qu’est-ce que vous aimeriez savoir de moi ?

Cela vous permet d’identifier ses points d’intérêts. Cela lui permet de rester actif dans cet entretien. Et cela vous évite de l’ennuyer avec des sujets sans intérêt pour lui.

Si votre collaborateur débute en se présentant, prenez des notes des points saillants, pour les relire bien ultérieurement quand vous en aurez besoin à nouveau… Pour ré-évoquer ou le questionner sur un point. Aussi parce que vous aurez retenu ce qui vous marque le plus, et que d’autres sujets sont en fait plus importants pour lui.

Questions pour faire connaissance

Vous aurez pris soin de faire un tour sur LinkedIn, sans y faire référence dans l’entretien. Vous vous intéressez à ce qu’il dit, dans la rencontre. Si votre interlocuteur fait référence à votre visite sur son profil, pas de souci, vous pouvez poser des questions : « peux-tu/pouvez-vous m’en dire un peu plus sur … ? »

Voici quelques questions pour vous ayez le bon focus et pour que votre interlocuteur sente votre intérêt sincère pour lui en tant que personne et professionnel :

• Quelles sont les principales étapes de votre parcours (et/ou études si la personne est junior) ?
• Qu’est-ce qui vous a le plus plu dans votre parcours antérieur ? … Et le moins plu ?
• Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans votre poste actuel ? … Et le moins ?
• Quels sont vos passions ou sujets de prédilection dans votre vie ? Cela sera utile par la suite pour demander des nouvelles, sincèrement et par curiosité. Egalement pour illustrer un propos par des métaphores qui parlent à votre interlocuteur. Ex : marquer un but ou un essai, faire un panier ou atteindre le sommet (pour réussir un objectif), résoudre une énigme (pour trouver une solution), …
• Si les réponses sont trop courtes : Pouvez-vous m’en dire un peu plus sur … ? ou avec une question ouverte plus impliquante : « Comment vous êtes-vous particulièrement développé / avez appris … ? Qu’entendez-vous par … ?
• Qu’est-ce que vous pourriez avoir envie de me dire de particulier qui est important pour vous ? ou encore : qu’est-ce que vous aimeriez particulièrement me dire / partager … ?
• Avez-vous d’autres choses que vous aimeriez me dire ? ou, en question ouverte : Qu’auriez-vous d’autre à coeur de me dire ?

Posture d’écoute pendant cet entretien convivial de prise de contact

Pendant que votre interlocuteur s’exprime, vous adoptez une posture d’écoute réceptive, en ponctuant votre écoute simplement par des « oui… ah oui… je vois… j’entends… ». Pour qu’il se sente reconnu tel qu’il est. Si vous avez des points communs, vous en parlerez à la fin d’une réponse complète, brièvement. Ou, si vous vous présentez après lui, vous évoquerez les points communs, en y mettant un peu de votre singularité. Le copier-coller trop lisse pourrait être perçu comme suspect.

Si vous n’êtes pas d’accord avec un point de vue ou si vous n’aimez pas quelque chose que vous entendez, ce n’est pas le moment de créer de l’antagonisme ! Les points de vue sont respectables, chacun a son style et son Histoire, même si vous avez le droit, à un moment ultérieur opportun d’exprimer un « point de vue ou un avis différent« .

Donc, vous restez en position basse, pour laisser l’interlocuteur en position haute, celle qui est valorisante pour lui.

La sincérité prévaut pendant tous ces entretiens. Vous ne les faites pas pour les faire mais parce que, en tant que Manager d’équipe, vous êtes sincèrement convaincu qu’il n’y a d’Entreprise que d’humains (sinon, vous seriez plutôt resté expert technique, ce qui est tout autant utile dans une Entreprise)

Clôturer cet entretien convivial de prise de contact

Vous finissez en méta-communiquant à nouveau : « Merci… j’ai apprécié notre entretien… j’ai passé un bon moment… Et vous… ? »

Puis vous donnez un peu de perspective, la même à chaque personne de l’équipe : « Nous allons prochainement nous retrouver en réunion d’équipe en visio, après que j’ai échangé et fait connaissance avec chaque membre de l’équipe. »

Vos notes vous serviront à demander périodiquement des nouvelles sur les sujets de prédilection de vos collaborateurs, de façon sincère. Non seulement, vous pourrez apprendre des choses intéressantes d’une façon générale, mais aussi sur la nature humaine qui est tellement variée. Et puis vous développez aussi votre capacité à vous adapter à d’autres tempéraments.

1ière réunion d’équipe

Là, vous commencerez par remercier collectivement l’équipe pour chacun de vos entretiens individuels. Vous pouvez préciser que les entretiens en 1 à 1 continueront, en étant plus centrés sur l’activité, naturellement. Puis, vous démarrez une réunion d’équipe dans la bonne dynamique …

Entretien de prise de contact avec vos collègues

Si, pendant votre prise de fonction, vous avez également des entretiens de prise de connaissance à distance avec chacun de vos collègues, vous pouvez utiliser le même type de fonctionnement.

Entretien convivial de prise de poste avec votre N+1

Logiquement, en prise de poste, vous aurez déjà rencontré votre N+1 d’une façon ou d’une autre. Et c’était principalement centré sur votre candidature et le poste à pourvoir. Il est possible que vous vous soyez déjà dévoilé un peu, mutuellement, ou pas suffisamment. Vous pouvez alors proposer à votre/vos N+1, un entretien café-visio sur le même mode, avec votre sensibilité toujours. Le questionnement qui suit peut aussi être couplé avec votre réunion de définitions de vos objectifs initiaux (pendant précisément laquelle vous serez attentif à prendre votre juste place avec lui).

Et puisque que vous êtes à présent à bord, vous pouvez aussi méta-communiquer avec des questions-clés comme :

• « Comment aimeriez-vous que nous communiquions de façon opérationnelle ? A quelle fréquence ?
• Quels sont les sujets qui vous tiennent à coeur ? Sur lesquels vous souhaitez que je vous tienne au courant ?
• Sur quel point de communication voudriez-vous attirer mon attention, afin que nous ayons des échanges les plus harmonieux possibles ?
• J’apprécierais tout feedback de votre part, au fil de l’eau, pendant et après ma période de prise de poste. D’accord ?
• Je me permettrai aussi d’aborder avec vous aussi des sujets qui pourraient me gêner sur le fond ou sur la forme, pour que je mène ma mission au mieux de nos intérêts d’Entreprise. Cela vous convient-il ? » Ainsi, si quelque chose vous gêne déjà, vous pourrez l’aborder dès le prochain entretien.

Langage corporel en particulier

Le corps parle avant et plus sûrement que la bouche. Du coup, soyez très attentif :

• au langage non verbal : les expressions du visage, les mouvements de la tête, des épaules, du buste, des mains, les mimiques, les regards
• au langage para-verbal : les hésitations, changement de ton, les bafouillements, les mots prononcés plus bas que d’autres
• et enfin, dans le langage verbal, au choix des mots utilisés par votre interlocuteur, pour identifier ce que peut penser, par exemple, votre N+1 de vos futurs feedbacks.

Rien à prouver dans ces entretiens de convivialité, et surtout pas que vous êtes le chef ! Mais juste à établir une relation de confiance, par une posture informelle adéquate. La qualité de votre écoute et le niveau d’informel sont des éléments clés pour impliquer vos interlocuteurs dans le futur proche. Qui aurait envie de suivre un inconnu ? Qui aurait envie de donner s’il ne se sent pas reconnu ?

J’ai coaché une jeune Manageuse qui a été la seule de l’équipe à ne pas avoir d’entretien de prise de connaissance avec sa nouvelle hiérarchique, arrivée en pleine période de haute activité. Elle en était naturellement affectée…